La location de salle pour organiser des événements professionnels

Comment faire son choix parmi les 2000 salles de réunions que nous présentons sur notre site ? Pour organiser un événement professionnel efficacement, définissez vos critères de choix pour affiner vos recherches et comparer les endroits pouvant accueillir les séminaires, les réunions, les assemblées générales, les galas et les congrès.

Vous aurez ainsi l’assurance de trouver la meilleure salle pour faire de votre événement un franc succès. Que ce soit pour une location de salle à Paris, à Marseille ou à Cannes, découvrez les éléments à prendre en compte au moment de sélectionner une salle. 

Les prestations proposées pour les pauses 

L’organisation d’événement tient compte de la durée ces dernières. Si le programme s’étale sur une journée, il est important d’accorder des pauses aux participants. Vous pouvez prévoir ces moments le matin, à midi ou l’après-midi, que vous prévoyez une formation, une réunion de travail, une soirée d’entreprise ou une conférence. 

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Le Château de Méridon

Si vous louez une salle de réunion dans un business center ou un hôtel, vous serez certain de bénéficier de services répondant à vos besoins sur place. La plupart de ces établissements proposent des formules de pause dédiées à l’événementiel. Ils peuvent assurer un service de petit-déjeuner et de déjeuner, par exemple. Cette solution allège les tâches à réaliser et vous permet de vous concentrer sur d’autres aspects de l’organisation de l’événement professionnel.

Les offres de pause représentent ainsi un élément déterminant dans le choix de votre location de salle de réunion, location salle de réception. Il faut s’assurer que vous bénéficierez de la formule adaptée au type et à la durée de l’événement, à la taille du groupe de participants et à votre budget.

C’est pourquoi il est indispensable de définir le nombre exact de l’assistance en amont. Cela vous permettra de savoir si vous avez besoin de plateaux-repas ou d’un service traiteur. 

Organisez un brainstorming en interne pour évaluer ces différents points. Cela vous permettra de définir vos besoins réels avant de confirmer la location de salle pour vos événements professionnels. 

Louer une salle pour ses événements d’affaires : hôtel ou centres d’affaires ?

Le centre d’affaires

Le principal avantage à organiser vos événements d’entreprise dans un centre d’affaires, est de disposer d’un grand choix de salles. Par définition, un centre d’affaires est un espace ou un immeuble abritant des bureaux équipés et meublés pour un usage professionnel. Il est destiné à accueillir des événements éphémères. Outre les salles de réunion, il propose plusieurs services complémentaires sur demande.

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Mama Shelter Paris East

En général, un centre d’affaires met à disposition de ses clients : 

  • une salle de pause confortable et modulable
  • des espaces de travail qui sont soit fermés, soit non annexés à la salle de réunion (espace commun), soit en open space 
  • du matériel modulable pour répondre aux besoins de l’événement professionnel

Habituellement, ces salles de réunions sont équipées de : vidéo projecteur, connexion internet, micros, scanner, écran télé, branchements informatiques, etc.

Avec de telles dispositions, les entreprises qui louent une salle dans un centre d’affaires peuvent occuper les lieux sans craindre un imprévu matériel ou organisationnel. Parmi les centres d’affaires proposant une location salle de réunion paris, vous avez par exemple le Comet Meeting Bourse

L’hôtel et les autres lieux pour un événement professionnel

En louant une salle dans un hôtel, vous bénéficierez d’avantages importants. De nombreux hôtels possèdent un espace affaires pour accueillir des événements professionnels, dont un séminaire d’entreprise. Ces établissements peuvent proposer de vastes salles équipées et meublées. En plus de la location, vous pouvez aussi profiter de certains services dédiés aux clients de l’hôtel :

  • accès à la piscine et aux espaces de détente
  • organisation de pauses 
  • accueil des participants
  • service de restauration et hébergement sur place 

Vous pouvez par exemple louer une salle à l’Hôtel de Poulpry, à la Maison des Polytechniciens, à l’Hôtel Provinces Opéra ou au Chouchou Hôtel

Pour aller plus loin, il est également possible de louer un café. Vous pouvez trouver facilement des cafés à louer pour organiser vos événements comme c’est le cas du Café Barge. La tendance en 2022 s’oriente également vers les coworkings, espaces hyperconnectés où tous les collaborateurs, qu’ils soient présents physiquement ou non, peuvent participer à l’événement.

En résumé, la location de salle propose une choix très vaste. À Paris ou ailleurs, vous pouvez louer une salle au design atypique ou avec une décoration plus classique en fonction de l’activité et de l’image de votre entreprise. 

Louer une salle pour ses événements professionnels : choisir suivant le niveau de sécurité

Location de salle - Le 253
Le 253

Pour être certain que vos événements se passent sans problème, il faudra que la salle se trouve dans un lieu sécurisé. Il en va du succès de la rencontre, mais aussi de la tranquillité d’esprit des participants. 

Que votre événement professionnel s’étale sur un ou plusieurs jours, un centre d’affaires et un hôtel offrent un niveau de sécurité élevé.
En général, l’accès à ces établissements est surveillé. Les participants se voient attribuer une clé d’accès sécurisé ou un code personnalisé pour pouvoir circuler dans l’enceinte de l’établissement. Elle est prévue pour un usage temporaire.

Au moment de prospecter, prenez le temps de vous renseigner sur la sécurité pour éviter les mauvaises surprises.

Les services inclus dans le prix de la location de salle

En général, le prix de la location de salle pour les événements professionnels inclut les éléments suivants : 

  • matériels informatiques, dont des câbles, écrans d’ordinateur, claviers, scanners, etc.
  • paperboard
  • connexion Wi-Fi haut débit
  • écran de projection et vidéoprojecteur
  • matériel de sonorisation

Néanmoins, il est recommandé de vérifier au préalable la composition des formules et les tarifs avant de louer une salle. Cela permet d’éviter les malentendus le jour de l’événement ou au moment de la facturation. 

La Maison Sage

Sachez que certains établissements proposent des services complémentaires pour personnaliser les offres de location et répondre ainsi au mieux, aux besoins des entreprises.

Vous pouvez par exemple faire appel à un service traiteur pour le déjeuner et disposer d’une grande salle en plus. Vous avez aussi la possibilité de demander un service cocktail.

Il faut noter que pour pouvoir profiter de ce genre de prestation, il faut en discuter à l’avance avec le responsable de l’établissement pour déterminer leur faisabilité. Une location de salle, c’est donc potentiellement faire appel à de nombreux autres services !