Qu’est-ce que l’événementiel et la gestion d’événements ?

Le moteur de recherche de notre site Carmin référence plus de 4000 lieux et prestataire. Pour l’utiliser efficacement nous vous expliquons dans cette page ce qu’on appelle l’événementiel et la gestion d’événements.

L’événementiel englobe toutes les activités liées à l’organisation d’événements. Il s’agit d’une activité qui s’avère souvent indispensable à la construction d’une culture d’entreprise. Attardons-nous donc sur la définition et les objectifs de l’événementiel, ainsi que les méthodes de gestion d’événements.

evenement auditorium
Qu'est-ce que l’événementiel et la gestion d'événements ? 1

En quoi consiste l’événementiel

Avant toute chose, il est indispensable de bien faire la distinction entre un « événement et l’« événementiel ». Un événement peut aussi bien viser le grand public que les entreprises, les associations ou encore les collectivités. Ce sont, par exemple, les concerts, des expositions, les salons grand public ou les événements sportifs comme Roland Garros.

L’événementiel, en revanche, est un concept plus large. Il englobe tout ce qui a trait aux événements organisés par les entreprises pour leurs collaborateurs, clients ou partenaires. De la conception à leur préparation, en passant par la gestion, et évidemment la réalisation. 

Dans l’événementiel B2B, ils peuvent prendre la forme de salons, de conférences, de meetings, d’animations commerciales, d’inaugurations, de congrès, de team building, de séminaires… Il peut aussi s’agir de lancements de produit ou encore de tournées de promotion.

Chacun de ces événements a un objectif spécifique : informer, encourager le networking, recruter du personnel, célébrer une occasion importante ou motiver les salariés.

Il peut également viser le renforcement de la cohésion interne ou encore l’échange de connaissances.

Communication événementielle : faisons le point !

evenement digital bivb

L’événementiel est indissociable de la communication événementielle. Cette dernière permet de présenter l’objectif et les spécificités d’un événement. Pour cela, la communication événementielle a recours à plusieurs canaux. Dans l’événementiel, la communication va dans deux sens. D’une part, elle permet aux organisateurs de véhiculer un message de façon originale et marquante pour toucher efficacement le public cible ou un média donné. 

D’autre part, elle encourage les participants à échanger concrètement sur l’événement concerné. Elle doit être stimulante pour marquer les participants et les inciter à réagir à un événement. Dans cette optique, un événement B2B est un précieux outil.

L’événementiel en 2022 doit également prendre en compte les réseaux sociaux comme canal de diffusion. Mettre en place un streaming en direct, peut être, par exemple, un bon moyen d’engager son public cible tout en maintenant une manifestation physique. On parle alors d’un événement hybride, en même temps présentiel et distanciel.

De même, la présence en ligne de l’événement peut permettre de toucher un public plus large. La traduction des échanges lors des prises de parole permet ainsi d’engager une audience internationale. Le commanditaire de l’événement peut ainsi se servir de cette occasion pour rediriger les participants vers un site ou une landing page sur mesure.

Gestion d’événements : le guide du métier !

young woman 791849 1920

L’event management, ou gestion d’événements, se définit comme le travail réalisé en amont. Celui-ci est basé sur une idée bien définie et cohérente avec le secteur d’activités du client et ses objectifs. Ce travail de fond affecte ainsi le concept même de l’événement.

Une fois l’event concept défini, l’event manager prend en main la gestion de la logistique globale de l’événement. Celle-ci peut être très élaborée, mais aussi simple, sobre et facile à réaliser.
La difficulté dépend de la portée et de la taille de l’événement à organiser. La logistique englobe normalement les relations de travail avec le personnel qualifié, l’attribution des tâches et la direction du projet événementiel.

Le gestionnaire d’événements peut éventuellement se voir attribuer d’autres fonctions comme la gestion du budget pour chaque fonction et la supervision des prestations externes.

Gestion d’événements : la définition

L’event management, ou gestion d’événements, se définit comme le travail réalisé en amont. Celui-ci est basé sur une idée bien définie et qui est cohérente avec le secteur d’activités du client et ses objectifs. Ce travail de fond affecte ainsi le concept même de l’événement.

Une fois l’event concept défini, l’event manager prend en main la gestion de la logistique globale de l’événement. Celle-ci peut être très élaborée, mais aussi simple, sobre et facile à réaliser.
La difficulté dépend de la portée et de la taille de l’événement à organiser. La logistique englobe normalement les relations de travail avec le personnel qualifié, l’attribution des tâches et la direction du projet événementiel.

Le gestionnaire d’événements peut éventuellement se voir attribuer d’autres fonctions comme la gestion du budget pour chaque fonction et la supervision des prestations externes.

La gestion d’événements : comment ça marche ?

save the date evenement

Savoir gérer un événement est indispensable pour garantir son bon déroulement et sa réussite. Être un bon organisateur d’événements revient à endosser des rôles transversaux. 

Un professionnel de l’événementiel peut avoir à assurer des missions issues de plusieurs domaines différents. À la base, la gestion d’événements se décline en plusieurs étapes dont certaines doivent être réalisées dans un ordre chronologique précis et d’autres se chevauchent. Ci-après une ébauche des principales missions d’un gestionnaire d’événements (la liste n’est pas exhaustive) :

  • Créer une feuille de route opérationnelle pour détailler au mieux la stratégie de réalisation à suivre
  • Sélectionner avec soin et réserver le lieu où se tiendra l’événement
  • Établir et coordonner les relations avec les fournisseurs et les prestataires externes
  • Engager les intervenants et animateurs
  • Organiser le stationnement et les transports
  • Obtenir les permis, les autorisations requises et l’assurance appropriée au préalable
  • Se conformer aux normes en vigueur concernant la santé, l’hygiène et la sécurité
  • Se préparer à gérer les situations de crise
  • Élaborer un plan de sécurité

Pour compléter leurs prestations, certaines agences de gestion d’événements proposent un service d’évaluation et de mise en place de communication marketing. Cela leur permet de répondre aux exigences d’un plus large public cible ou du marché.

Event manager et project manager: ne confondons pas ces deux professions !

Console-événement

On mélange souvent les métiers d’event manager (gestionnaire d’événements) et de project manager (gestionnaire de projet). S’ils visent un même objectif, ils restent distincts de par leurs attributions.

Le gestionnaire de projet se concentre sur les relations internes, les outils de gestion, le réseau de planification, pour réduire le risque de non-conformité de la gestion appliquée. De son côté, le gestionnaire d’événement prend en compte les facteurs financiers, la publicité, l’endroit et le moment de l’événement, dans le respect des délais impartis.

Dans un premier temps, l’agence événementielle s’occupe de la gestion de projet. Elle se focalise sur le lancement, le suivi, la planification, le contrôle et la clôture. Il lui revient aussi d’assurer la gestion de l’événement lui-même. Cette partie du processus organisationnel se décline en initiation, planification, mise en œuvre et clôture de l’événement.

Quelle formation pour devenir un gestionnaire d’événements ?

En tant qu’aspirant à un métier de l’événementiel, vous devrez suivre un cursus universitaire spécialisé en événementiel ou en communication. Ces études vous permettent d’acquérir des bases solides dans cette branche.

Pour cela, vous devez commencer par intégrer une formation bachelor management. On peut trouver d’autres formations permettant d’accéder à ce métier, telles que :

  • Bachelor événementiel
  • Licence professionnelle avec spécialisation en événementiel
  • Master en communication événementielle
  • Master en management événementiel
  • Diplôme en communication ou management spécialisé en événementiel.

Comment réussir dans l’événementiel ?

La véritable question est : comment réussir l’organisation d’un ou de plusieurs événements ? Dans les faits, le succès d’un événement dépend non seulement de vos compétences en tant que « event manager », mais aussi de vos capacités et de vos qualités personnelles.

Une fois votre diplôme universitaire en poche, vous devez avoir une expérience concrète dans la gestion d’événements. Pour y arriver, vous pouvez par exemple commencer par postuler pour un métier communication ou management. Cela vous permettra de développer et de consolider vos acquis. Bref, vous apprendrez sur le tas. Il faut savoir que le secteur de l’événementiel est très versatile.

Pour devenir event manager, il faut posséder d’excellentes compétences organisationnelles. C’est essentiel pour réaliser avec méthode et efficacité l’ensemble des tâches qui vous seront confiées. Il faut aussi avoir de très bonnes connaissances en marketing et en communication pour être certain de satisfaire les exigences du client.

L’agence événementielle : à la découverte d’un précieux prestataire

micro-événement

Les entreprises et les particuliers sont libres de mettre un événement sur pied eux-mêmes. Qu’il s’agisse d’un événement personnel ou public, ils peuvent suivre de A à Z son déroulement, à condition de disposer des compétences nécessaires pour mener à bien leur mission.

Dès lors, en confier l’organisation à des agences événementielles spécialisées s’avèrent être une excellente alternative. Cela garantit des résultats qui sont à la fois à la hauteur des exigences de l’entreprise et qui répondent aux attentes du public cible. En faisant appel à des sociétés de gestion événementielle, on est certain que l’événement sera couronné de succès. De plus, on gagne en temps que l’on peut mieux exploiter pour réaliser d’autres tâches. Les ressources humaines ne sont pas éparpillées. Il est ainsi possible de se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise.

Une agence événementielle propose un large panel de prestations : conception, gestion d’événements, promotion et organisation événementielle. Elle mobilise ses compétences suivant les attentes et les besoins de ses clients.

Agences événementielles : les membres de l’équipe

people 2569234 1920 edited

Une agence d’événementiel regroupe différents métiers bien spécifiques. En tête de file, on a le chef de projet événementiel et le directeur de clientèle. Ils ont pour attributions respectives la conception de l’événement et la gestion des relations commerciales avec le client.
De même, le responsable ou chargé de projet a pour mission d’assurer la gestion des prestataires, du lieu où se tiendra l’événement et de la logistique en général. Il s’occupe notamment de la réservation d’hôtels si l’événement dure plusieurs jours, du choix du lieu de rassemblement et des moyens de transport. Il se charge également de l’établissement des devis et des propositions techniques. 

Dans une entreprise événementielle, on retrouve aussi un spécialiste de contenu. Il est chargé de définir et de planifier la teneur du programme. Puis, il y a le régisseur général et le responsable technique qui interviennent dans la conception technique. Ils s’assurent de la faisabilité de l’événement. Ils supervisent une équipe technique, composée d’ingénieurs du son, de décorateurs, éclairagistes, d’agents de sécurité, entre autres.

En général, une agence d’événementiel dispose de sa propre structure. Certaines traitent tous les projets en interne, en les confiant à leurs employés. D’autres sous-traitent une partie de l’organisation pour pouvoir proposer des prestations plus spécifiques aux clients.

Parmi les choses à connaître, il peut être également bon de se pencher sur le lexique technique, à commencer par savoir comment définir le secteur de l’événementiel et plus largement, qui sont les acteurs qui opèrent dans le marché de l’événementiel.

Et surtout découvrez nos guides pour organiser un événement professionnel