Dans le contexte actuel, marqué par des changements profonds, les organisateurs d’événements sont confrontés à de nouveaux défis. En effet, les réunions et événements deviennent de plus en plus complexes en raison de l’intégration de nouvelles parties prenantes internes, des contraintes budgétaires accrues liées à la volatilité économique ou encore des fortes attentes en matière d’alignement stratégique.
Alors tout ceci ne facilite pas le travail des organisateurs d’événements. Non seulement cela nécessite une coordination renforcée. Mais en plus, cela challenge la planification puisque davantage de temps et d’efforts doivent être consacrés à convaincre les parties prenantes de leur valeur (prestataires, collaborateurs interne et dirigeants).
Alors, comment simplifier cette démarche ?
Gagner la confiance des parties prenantes
Le ciment de la collaboration entre les multiples acteurs travaillant au bon déroulé d’un événement est la confiance qui réside entre-eux. Celle-ci permet d’assurer une exécution efficace, une communication facilitée, une prise de décision améliorée, davantage de flexibilité en cas d’imprévus (voire même des erreurs évitées) et des résultats satisfaisants pour tous les acteurs.
Ainsi, la qualité et le succès de l’événement reposera grandement sur cette confiance entre les acteurs, que ce soit l’entreprise, l’agence événementielle organisatrice, les gestionnaires du lieu et les différents prestataires complémentaires (hôtes d’accueil, serveurs, restaurateurs, DJ, etc).
Pour cela, les organisateurs d’événements ne doivent pas être perçus comme des exécutants de tâches. Mais bel et bien comme des partenaires de confiance et des conseillers stratégiques. Ils devront donc adapter la stratégie événementielle aux ambitions de l’entreprise.
Sur le terrain, cela se traduit par une collaboration proactive avec toutes les parties prenantes :
- Anticiper les éventuels obstacles et ajuster les décisions
- Ecouter les attentes et objectifs stratégiques derrière chaque événement
- Ecouter les attentes et contraintes spécifiques des prestataires sélectionnés
- Etre en collaboration proactive avec toutes les parties prenantes
- S’adapter aux priorités et contraintes de l’entreprise
Ainsi, pour gagner cette confiance, un organisateur doit donc être capable d’écouter et de comprendre toutes les parties prenantes pour proposer une stratégie événementielle la plus adaptée possible afin de s’aligner sur chacun.
Changer de posture : du preneur d’ordre au partenaire stratégique
Passer d’un rôle exécutif à celui de conseiller stratégique demande une évolution dans la façon d’aborder la planification. Pour parvenir à cette compréhension, voici quelques bonnes pratiques à adopter :
- Participez activement aux moments clés de l’entreprise, comme les réunions trimestrielles ou les sessions d’information importantes. Même si ces engagements semblent prendre du temps, ils permettent de mieux saisir la direction que prend l’entreprise.
- Poser des questions pointues. Pour cela, préparez-vous minutieusement à chaque interaction et n’hésitez pas à poser aux interlocuteurs un maximum de questions qui vous paraissent nécessaires.
- Focalisez-vous sur les raisons des décisions prises au niveau stratégique plutôt que sur les détails techniques. Car l’objectif est de comprendre les motivations globales derrière les actions de l’entreprise, ce qui facilitera la planification des événements en phase avec ses objectifs.
Ce changement de posture permet aux planificateurs d’être mieux considérés par les parties prenantes, ce qui contribue à une meilleure gestion des projets événementiels.
Anticiper et expliquer les nouveaux enjeux aux parties prenantes
Même si les restrictions liées à la pandémie se sont allégées, beaucoup de parties prenantes ignorent encore les nouvelles réalités du marché événementiel. Entre la volatilité économique, la hausse des coûts de la main-d’œuvre et les pressions budgétaires, les décisions relatives aux dépenses de réunion sont devenues plus complexes et plus longues à prendre. Il est donc crucial pour les planificateurs d’accompagner les parties prenantes en expliquant ces enjeux, afin de faciliter les prises de décision.
Pour maintenir une collaboration fluide avec les parties prenantes, voici quelques bonnes pratiques à suivre :
- Soyez transparent et répétitif concernant les échéances importants, afin que chaque acteur comprenne les implications des délais.
- Communiquez clairement sur les compromis à envisager en cas de dépassement des délais, pour éviter des surprises désagréables en fin de projet.
- Proposez des solutions concrètes plutôt que de poser des questions ouvertes, cela permet de guider les discussions et de faciliter les choix pour les parties prenantes.
En adoptant ces stratégies, les planificateurs d’événements pourront naviguer plus sereinement dans la complexité actuelle et gagner la confiance des parties prenantes, tout en restant en phase avec les objectifs de l’entreprise.
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