L’organisation d’un événement professionnel demande de la méthode, car c’est une tâche complexe et chronophage. Après avoir vu la définition du secteur de l’événementiel, il est temps d’organiser un événement ! Il existe un grand nombre de choses à considérer telles que la restauration, le lieu, la décoration, le programme et bien d’autres éléments encore.
C’est la raison principale pour laquelle beaucoup d’entreprises s’appuient sur des prestataires événementiels. Pour mettre en place l’organisation de l’événement. Comment donc faire appel à un prestataire événementiel fiable ?
À quoi servent les prestataires lors des événements ?
Le prestataire événementiel est un acteur clé de votre événement. En faisant appel à lui pour l’organisation d’une soirée, d’un salon, d’un séminaire ou team building, vous profiterez du savoir-faire d’un professionnel. Ce dernier connaît les rouages du marché de l’événementiel. Son expertise sera votre meilleur atout dans cette entreprise. Son savoir-faire et sa créativité vous assurent un événement au plus près de vos attentes ou objectifs.
En effet, son rôle principal sera de mettre vos objectifs au cœur de sa démarche tout en vous proposant des prestations à la hauteur de vos attentes. Il existe un grand nombre de prestataires événementiels. De la mise en scène des espaces à la décoration en passant par les animations et autres photographes.
Faire appel à un professionnel vous apportera donc les compétences nécessaires à la réussite de vos objectifs. Il s’agit aussi d’un gain de temps considérable.
Les différents types de prestataires événementiels
Parmi les prestataires événementiels on trouve beaucoup de freelances. Le chef de projet vient alors s’assurer du bon déroulé logistique.
Un concepteur (trice) lumière peut être utile pour mettre en valeur votre scénographie. Ce professionnel supervise la qualité artistique et technique de vos éclairages. Il conçoit des idées « lumières » selon votre besoin, en fonction des contraintes techniques et de la réglementation.
Les prestataires nécessaires à la mise en œuvre du projet
Pour la logistique et le bon déroulement de l’événement, il est important de sélectionner des prestataires techniques. Ces derniers font en sorte que toutes les prestations nécessaires à la mise en œuvre du projet soient assurées :
- Le technicien son et lumières, régisseurs et les scénographes occupent des postes axés vers les métiers de la scène. Ce sont eux qui ont pour mission de valoriser les animations et les prises de paroles. Il s’agit également pour ces prestataires d’anticiper les problèmes techniques.
- Pour la restauration des participants, le traiteur ou l’équipe de cuisine est chargée de mettre en place l’offre culinaire de l’événement. Le rôle de ces équipes est double : il est question de proposer une sélection de recettes cohérentes avec l’événement et assurer le service des participants.
Le cœur de l’évènement : les prestataires nécessaires au choix du lieu
Il s’agit en effet du prestataire essentiel au déroulement d’un événement physique. Son offre peut inclure toutes les prestations évoquées ci-dessus, et même plus. Choisir un lieu événementiel est souvent l’un des premières tâches à laquelle il convient de se consacrer lors de l’organisation d’un événement.
Dans une optique plus commerciale, vous pouvez faire intervenir un concepteur d’espaces d’événements. Il est le professionnel qui met en place des espaces commerciaux entre autres. Il sera chargé de valoriser votre marque ou un produit de manière à les rendre plus attractifs. On les retrouve tout particulièrement au niveau des organisations de salons. Appelé aussi « scénographe », il sera le garant d’une mise en scène attractive et adaptée de votre lieu d’événement.
L’événement professionnel a différentes raisons d’être. Pour remercier vos clients ou collaborateurs, ou mettre en avant un produit, le photographe événementiel répondra présent. C’est un professionnel capable de s’adapter à toutes les situations (ou presque). Il a un œil à la fois professionnel et artistique sur le cadre et sur les attitudes des personnes. Il sait écouter et valoriser les sujets quelle que soit la luminosité.
Une agence événementielle sera en capacité de recommander des prestataires parmi ceux avec lesquels elle a déjà travaillé. Elle pourra aussi proposer des angles originaux selon les spécificités de ces professionnels de l’événementiel.
Sourcer le prestataire événementiel
La logistique et l’organisation sont des éléments très importants de votre événement. Vous devez vous entourer de prestataires événementiels compétents pour vous aider dans votre projet.
Choisir un prestataire est une partie difficile. Lieu de réalisation, traiteur, chargé de projet, régisseur ou photographe, animateur… Cela peut vite devenir chronophage et compliqué.
Faire une sélection demande du temps et des connaissances. Pourtant, pour que votre événement soit une réussite, il va vous falloir trouver des professionnels sérieux, réactifs, et à votre écoute.
Le prestataire parfait n’existe pas, mais vous pouvez vous rapprocher le plus possible de la personne qui saura refléter vos valeurs. Elle pourra ainsi mettre en action ses compétences dans le but de vous aider à atteindre votre objectif. Ce ne sera pas forcément le moins cher ! Attention donc au montant du devis.
Même s’il reflète très bien votre cahier des charges, il est encore nécessaire de s’assurer que la personne est bien compétente. Demandez des références en vous renseignant auprès d’anciens clients. Assurez-vous de sa réputation en navigant sur Internet et ayez un œil sur son chiffre d’affaires. Cela peut vous aider à faire le bon choix.
Les annuaires de prestataires événementiels disposent de nombreuses idées et contacts à démarcher. Il existe aussi des plateformes sur lesquelles vous pouvez demander des devis. Ils sont réalisés en ligne. Il vous suffit de prendre contact directement sur la fiche du prestataire. Avec ce type d’outil numérique à disposition, la recherche d’un prestataire peut être entièrement centralisée. Le projet d’événement peut être géré de A à Z à travers une seule interface. Qu’il s’agisse d’engager un photographe, un freelance ou un scénographe, le travail d’une agence événementielle est de vous accompagner pour votre projet.
De même, il est intéressant de faire jouer la concurrence, notamment entre les différentes listes de prestataires. Et si vous ne disposez pas d’une liste de partenaires de confiance ? Les agences événementielles sont en capacité de vous orienter vers les bons professionnels.
