Le moteur de recherche de notre site Carmin référence plus de 4000 lieux et prestataires événementiels. Pour l’utiliser efficacement, nous vous expliquons dans cette page ce qu’on appelle l’événementiel et la gestion d’événements.
L’événementiel englobe toutes les activités liées à l’organisation d’événements. Il s’agit d’une activité qui s’avère souvent indispensable à la construction d’une culture d’entreprise. Attardons-nous sur la définition et les objectifs de l’événementiel, ainsi que les méthodes de gestion d’événements.
En quoi consiste l’événementiel ?
Avant tout, il est indispensable de distinguer entre un « événement » et « l’événementiel »:
- Un événement peut aussi bien viser le grand public que les entreprises, les associations ou les collectivités. Par exemple, ce sont des concerts, des expositions, les salons grand public ou les événements sportifs comme Roland Garros.
- L’événementiel, en revanche, englobe tout ce qui a trait aux événements organisés par les entreprises pour leurs collaborateurs, clients ou partenaires. S’ils sont organisés en interne, ils peuvent prendre la forme de salons, de conférences, de meetings, d’animations commerciales, d’inaugurations, de congrès, de team building, de séminaires, etc. Ou sinon, il peut s’agir de lancements de produit ou encore de tournées de promotion s’ils sont organisés avec les clients et/ou prospects.
Chacun de ces événements a un objectif spécifique : informer, encourager le networking, recruter du personnel, célébrer une occasion importante ou motiver les salariés.
Vous l’avez compris, la notion d’événements concerne le grand public alors que l’événementiel concerne le BtoB. Sur notre site Carmin, uniquement la 2e notion est concernée. En effet, nous aidons les entreprises à organiser leurs événements : de la conception à leur préparation, en passant par la gestion, et évidemment la réalisation.
Communication événementielle : faisons le point !
L’événementiel doit répondre à des objectifs de communication définis par l’entreprise. La communication événementielle permet en effet de déterminer l’objectif et les spécificités d’un événement.
Pour organiser un événement BtoB, la communication doit aller dans deux sens :
- D’une part, elle permet aux organisateurs de véhiculer un message de façon originale et marquante pour toucher efficacement le public cible ou un média donné.
- D’autre part, elle encourage les participants à échanger concrètement sur l’événement concerné. Elle doit être stimulante pour marquer les participants et les inciter à réagir à un événement.
Les entreprises doivent plus que jamais prendre en compte les réseaux sociaux comme canal de diffusion. Par exemple, mettre en place un streaming en direct, peut être un bon moyen d’engager son public cible tout en maintenant une manifestation physique. On parle alors d’un événement hybride, à la fois en présentiel et distanciel.
De même, la présence en ligne de l’événement peut permettre de toucher un public plus large. La traduction des échanges lors des prises de parole permet ainsi d’engager une audience internationale. Le commanditaire de l’événement peut ainsi se servir de cette occasion pour rediriger les participants vers un site ou une landing page sur mesure.
Gestion d’événements : le guide du métier !
La gestion d’événements se définit comme le travail réalisé en amont de celui-ci. Le projet doit être basé sur une idée bien définie et cohérente avec le secteur d’activité du client et ses objectifs. Ce travail de fond affecte ainsi le concept même de l’événement.
Une fois l’event concept défini, l’event manager prend en main la gestion de la logistique globale de l’événement. Celle-ci peut être très élaborée, mais aussi simple, sobre et facile à réaliser.
La difficulté dépend de la portée et de la taille de l’événement à organiser. La logistique englobe normalement les relations de travail avec le personnel qualifié, l’attribution des tâches et la direction du projet événementiel.
Le gestionnaire d’événements peut éventuellement se voir attribuer d’autres fonctions comme la gestion du budget pour chaque fonction et la supervision des prestations externes.
La gestion d’événements : comment ça marche ?
Savoir gérer un événement est indispensable pour garantir son bon déroulement et sa réussite. Ainsi, tout bon organisateur d’événements doit endosser des rôles transversaux.
En effet, un gestionnaire d’événements peut avoir à assurer des missions issues de plusieurs domaines différents. À la base, la gestion d’événements se décline en plusieurs étapes dont certaines doivent être réalisées dans un ordre chronologique précis et d’autres se chevauchent. Voici quelques une des missions principales :
- Créer une feuille de route opérationnelle pour détailler au mieux la stratégie de réalisation à suivre
- Sélectionner avec soin et réserver le lieu où se tiendra l’événement
- Établir et coordonner les relations avec les fournisseurs et les prestataires externes
- Engager les intervenants et animateurs
- Organiser le stationnement et les transports
- Obtenir les permis, les autorisations requises et l’assurance appropriée au préalable
- Se conformer aux normes en vigueur concernant la santé, l’hygiène et la sécurité
- Se préparer à gérer les situations de crise
- Élaborer un plan de sécurité
Pour compléter leurs prestations, certaines agences de gestion d’événements proposent un service d’évaluation et de mise en place de communication marketing. Cela leur permet de répondre aux exigences d’un plus large public cible ou du marché.
Event manager et project manager : ne confondons pas ces deux professions !
S’ils visent un même objectif, ces deux métiers restent distincts de par leurs attributions :
- Le gestionnaire de projet, ou project manager, se concentre sur les relations internes, les outils de gestion, le réseau de planification, pour réduire le risque de non-conformité de la gestion appliquée.
- Le gestionnaire d’événement, ou event manager, prend en compte les facteurs financiers, la publicité, l’endroit et le moment de l’événement, dans le respect des délais impartis.
Dans un premier temps, l’agence événementielle s’occupe de la gestion de projet. Elle se focalise sur le lancement, le suivi, la planification, le contrôle et la clôture. Il lui revient aussi d’assurer la gestion de l’événement lui-même. Cette partie du processus organisationnel se décline en initiation, planification, mise en œuvre et clôture de l’événement.
Quelle formation pour devenir un gestionnaire d’événements ?
En tant qu’aspirant à un métier de l’événementiel, vous devrez suivre un cursus universitaire spécialisé en événementiel ou en communication. Ces études vous permettent d’acquérir des bases solides dans cette branche.
Pour cela, vous devez commencer par intégrer une formation bachelor management. On peut trouver d’autres formations permettant d’accéder à ce métier, telles que :
- Bachelor événementiel
- Licence professionnelle avec spécialisation en événementiel
- Master en communication événementielle
- Master en management événementiel
- Diplôme en communication ou management spécialisé en événementiel.
Comment réussir dans l’événementiel ?
En fait, la véritable question est plutôt : comment réussir l’organisation d’un ou de plusieurs événements ? Le succès d’un événement dépend bien sûr de vos compétences en tant que gestionnaire d’événement. Cependant, vos capacités et vos qualités personnelles jouent aussi un grand rôle.
Il faut savoir que le secteur de l’événementiel est très versatile. Les métiers de la communication, au sens large, peuvent vous ouvrir les portes de l’événementiel. Vous apprendrez donc sur le tas. Une fois votre diplôme universitaire en poche, vous vous ferez ainsi votre propre expérience, au fur et à mesure, dans la gestion d’événements. Vous pouvez par exemple commencer par postuler pour un métier communication ou management. Cela vous permettra de développer et de consolider vos acquis.
Plus précisément, pour devenir event manager, il faut posséder d’excellentes compétences organisationnelles. C’est essentiel pour réaliser avec méthode et efficacité l’ensemble des tâches qui vous seront confiées. Il faut aussi avoir de très bonnes connaissances en marketing et en communication pour être certain de satisfaire les exigences du client.
L’agence événementielle : à la découverte d’un précieux prestataire
Les entreprises et les particuliers sont bien sûr libres de mettre un événement sur pied eux-mêmes. Qu’il s’agisse d’un événement personnel ou public, ils peuvent suivre de A à Z son déroulement, à condition de disposer des compétences nécessaires pour mener à bien leur mission.
Dès lors, en confier l’organisation à des agences événementielles spécialisées s’avèrent être une excellente alternative. Cela garantit des résultats qui sont à la fois à la hauteur des exigences de l’entreprise et qui répondent aux attentes du public cible. En faisant appel à des sociétés de gestion événementielle, on est certain que l’événement sera couronné de succès. De plus, on gagne en temps que l’on peut mieux exploiter pour réaliser d’autres tâches. Les ressources humaines ne sont pas éparpillées et l’entreprise peut ainsi se concentrer sur son cœur de métier.
Une agence événementielle propose un large panel de prestations : conception, gestion d’événements, promotion et organisation événementielle. Elle mobilise ses compétences suivant les attentes et les besoins de ses clients.
Agences événementielles : les membres de l’équipe
Une agence d’événementiel regroupe différents métiers bien spécifiques. En tête de file, on a le chef de projet événementiel et le directeur de clientèle. Ils ont pour attributions respectives la conception de l’événement et la gestion des relations commerciales avec le client.
De même, le responsable ou chargé de projet a pour mission d’assurer la gestion des prestataires, du lieu où se tiendra l’événement et de la logistique en général. Il s’occupe notamment de la réservation d’hôtels si l’événement dure plusieurs jours, du choix du lieu de rassemblement et des moyens de transport. Il se charge également de l’établissement des devis et des propositions techniques.
Dans une entreprise événementielle, on retrouve aussi un spécialiste de contenu. Il est chargé de définir et de planifier la teneur du programme. Puis, il y a le régisseur général et le responsable technique qui interviennent dans la conception technique. Ils s’assurent de la faisabilité de l’événement. Ils supervisent une équipe technique, composée d’ingénieurs du son, de décorateurs, éclairagistes, d’agents de sécurité, entre autres.
En général, une agence d’événementiel dispose de sa propre structure. Certaines traitent tous les projets en interne, en les confiant à leurs employés. D’autres sous-traitent une partie de l’organisation pour pouvoir proposer des prestations plus spécifiques aux clients.
Parmi les choses à connaître, il peut être également bon de se pencher sur le lexique technique, à commencer par savoir :
