Avec un catalogue de plus de 2500 salles de réunion partout dans l’hexagone, comment se décider ?
Si vous ne voyez pas l’intérêt de louer une salle de réunion, quelle qu’elle soit, cette page vous éclairera. Nous vous avons ensuite proposés une sélection afin que vous puissiez trouver la salle qui vous correspond.
Les différents types de salles de réunion et d’évènements possibles
En fonction des besoins spécifiques à votre évènement, toute une palette de salles de réunion est disponible. Sachez que selon la taille du groupe, le format de la réunion ou encore des équipements nécessaires, la salle diffèrera.
Ces salles fermées disponibles à la location peuvent se situer dans des espaces de coworking, des hôtels, des centres de conférence, des centres d’affaires ou encore des espaces évènementiels dédiés.
Voici les caractéristiques des principales salles de réunion que vous pouvez réserver :
| Type de salle | Caractéristiques, équipement | Types d’évènements possibles |
Petites salles | Tables, chaises, tableau blanc, équipement technologique | – Point d’équipe et brainstorming – Formation |
Salles de conférence | Bien équipées, spacieuses, grand nombre d’invités | – Conférences – Réunion d’entreprise annuelle – Séminaire – Présentations formelles |
Auditoriums | Très grand nombre de convives, sièges, pas de tables | – Présentations d’envergure – Spectacles – Evènements artistiques |
Lieux informels | Salons, cafétéria, coins détente | – Discussions plus décontractées – Réunions informelles – Séances en petit comité |
Pourquoi sortir du bureau pour louer une salle de réunion ?
Vous avez certainement des bureaux et des salles de réunion à votre entreprise. Il peut donc sembler normal de ne pas comprendre l’intérêt d’en louer ailleurs.
Pour raisons techniques
si vous organisez une réunion plus importante que ce que vos salles ne peuvent accueillir ou si vous avez besoin d’équipements audiovisuels ou techniques spécifiques dont vous ne disposez pas. Dans ces cas, louer une salle adéquate est la meilleure solution.
Pour la confidentialité
Certaines réunions nécessitent un haut niveau de confidentialité ou la présence de parties prenantes externes. Pour cela, louez une salle de réunion externe offrant un environnement plus neutre et sécurisé et préservant la confidentialité des discussions.
Pour l’image de marque
Lorsqu’une entreprise accueille des clients, des partenaires commerciaux ou des investisseurs, il peut être important de créer une impression positive. Louer une salle de réunion dans un endroit prestigieux ou bien équipé peut contribuer à projeter une image professionnelle et soignée de l’entreprise.
Pour la logistique et les services supplémentaires
Les lieux de location de salles de réunion offrent souvent des services supplémentaires tels que la restauration, la technologie de pointe, le personnel d’accueil, la gestion des inscriptions, etc. Cela peut simplifier la planification de votre événement et soulager l’équipe interne de l’entreprise.
Pour faire des économies
Si vos locaux professionnels sont en location et que n’avez pas souvent besoin de salle de réunions, n’en payez pas une en permanence au sein de vos locaux. Dans ce cas, il est plus rentable d’en louer une occasionnellement.
Pour détendre l’ambiance et susciter la motivation
Un endroit atypique et confortable réduira le stress des participants, et insufflera une nouvelle dynamique. Ainsi, louer une salle peut être une très bonne solution si vous annoncez une mauvaise nouvelle. De plus, cela peut aussi motiver les troupes.
Qu’il s’agisse d’une réunion d’équipe, avec toute l’entreprise, avec des clients importants, des partenaires ou encore des investisseurs, vous avez de nombreuses raisons de sortir des bureaux de votre entreprise. Pensez-y !
Design traditionnel, moderne ou industriel, les salles de réunions que nous proposons en location prennent avantage des patrimoines locaux. Dans un hôtel ou dans coworking, les salles de réunion tout équipées pourront alimenter vos réflexions en interne et vous offrir un espace neutre pour mener vos rencontres externes.
5 éléments essentiels pour une réunion ou conférence réussie
- Moins de 2 heures
- Avoir un but défini
- Format interactif
- Privilégier les informations importantes
- Prévoir des pauses régulières
Location de salle de réunion : les critères à prendre en compte dans le budget
Le budget fixé en amont sera un de vos critères dans le choix de la salle en question. Voici les différents éléments qui vont constituer cette enveloppe budgétaire:
La localisation et la surface
Selon les villes, le prix au mètre carré diffère. Ainsi, pour une surface identique, le prix de la salle va varier selon si vous êtes en plein Paris ou à la campagne.
Les espaces extérieurs
Si le lieu dispose aussi d’espaces en extérieur comme un rooftop, une terrasse, un jardin ou un grand balcon, cela reste une superficie supplémentaire. C’est un avantage indéniable, certes, mais ils nécessitent un entretien supplémentaire.
La capacité d’accueil
Vous retrouverez des salles de réunion avec des tables en U, sous forme rectangulaire, ronde ou ovale. Elles peuvent accueillir, en général entre 10 à 20 convives. Cela dépend aussi de la taille de la pièce. Cependant, vous pouvez aussi opter pour un amphithéâtre. Des petits amphis peuvent accueillir 30 à 50 personnes, et d’autres ont 300 places.
Les services compris
Bien sûr, il vous faudra un équipement technique pour aider à animer la réunion tels que des éléments de projection, de sonorisation ou encore une connexion internet haut débit. Cependant, ces autres prestations vous seront peut-être nécessaires : l’accueil des participants par des hôtes, le prêt de matériel supplémentaire (ordinateurs, tablettes ou chaises, etc) ou encore les services de restauration (distribution de boissons, plateaux-repas, snacking, etc).
La durée de la location
Selon si vous avez besoin de la ou les salle(s) une après-midi ou 1 journée entière, l’offre de location va différer naturellement.
Choisir la disposition de sa salle de réunion
Tout d’abord, définissez l’objectif de la réunion, le nombre de participants, puis choisissez une salle au calme.
Différentes dispositions sont possibles :
La salle sans tables
Des réunions d’équipes régulières, des séances de brainstorming, des présentations interactives ou encore des réunions informelles sont tout à fait adaptées à des salles de réunion sans aucune table. Elles favorisent les échanges et la créativité. Pensez à vous munir de tableaux blancs, voire de post-its, etc.
En U
Tous les participants peuvent se voir et échanger ensemble avec facilité. Ils peuvent tous voir l’écran de projection.
De type classe ou théâtre
Moins adapté pour la communication entre les participants, cette disposition est néanmoins utile pour les formations et conventions. Elle permet d’avoir l’attention de tous les participants. Dans la plupart des cas, il est préférable d’avoir des tables et des chaises. Les participants pourront ainsi noter des informations utiles.
En format Cabaret
Les tables de 5 à 10 personnes sont disposées tels des ilots. Cela favorise les échanges en petits groupes. De plus, cette disposition permet à ce que tous les participants puissent voir l’animateur.
Comment organiser et équiper sa salle de réunion ?
Équiper, organiser et décorer une salle de réunion de manière efficace et agréable est essentiel pour favoriser un environnement propice aux réunions productives et inspirantes. Voici quelques conseils pour vous aider à créer une salle de réunion fonctionnelle et accueillante :
- La disposition du mobilier : Optez pour une disposition en U ou en cercle pour faciliter les échanges ainsi que des tables assez grandes afin de ne pas être serré.
- Les équipements technologiques : Un système audiovisuel de qualité (écran ou tableau blanc), une connexion internet fiable ainsi que des prises de courant accessibles doivent être fournis.
- Organisation et rangement : Utilisez des supports de présentation et prévoyez des rangements pratiques pour les documents.
- Eclairage : La salle doit disposer d’éclairage suffisant, à la fois naturel et artificiel. Par contre, évitez les éclairages trop agressifs ou mal placés.
- Décoration : Une décoration sobre est à privilégier, via des couleurs neutres et apaisantes. Veillez à éviter les distractions visuelles.
- Climatisation et ventilation : Assurez-vous de pouvoir maintenir une température qui soit confortable pour les participants.
- Signalétique : Pour éviter tout conflit d’horaires, privilégiez un système de réservation. De plus, le Jour J, placez une signalétique claire à l’extérieur de la salle de réunion pour indiquer son emplacement aux participants.
Nos salles de réunion partout en France, et plus
Au sein des principales grandes villes de France métropolitaine, vous pourrez trouver une offre de salles de réunion de toutes tailles. Prêtes à accueillir les événements les plus variés, vous pourrez notamment y organiser vos team-buildings et rendez-vous hors les murs.
À Bordeaux, Rennes, Toulouse, Lyon, Paris ou à Cannes, nos partenaires vous proposeront toutes les prestations attendues dans le cadre de réunions physiques ou hybrides. Découvrez notre sélection :
Paris et sa région
Vous souhaitez découvrir les panoramas de lieux à votre disposition pour une future réunion à Paris ? Nous vous avons constitué un guide spécifique, sur les meilleures salles de réunion à Paris disponibles à la location. Découvrez donc notre sélection focus sur les lieux parisiens à visiter pour votre prochaine réunion !
Auditorium
Lyon
Cannes
Rooftops & ExtérieursToulouse
Bordeaux
Lille
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