Choisir un lieu de séminaire d’entreprise n’est pas une mince affaire ! Si on veut que tout se passe sans accrocs, plusieurs paramètres sont à prendre en compte. Il faut notamment s’y prendre à l’avance, surtout en ce qui concerne la recherche d’endroit où se tiendra l’évènement. Pour être certain de trouver la perle rare, voici quelques conseils utiles pour bien choisir un lieu de séminaire d’entreprise en 2022. Avoir avoir vu la définition, l’organisation et les conseils pratiques pour organiser un séminaire d’entreprise, il est donc temps de choisir un lieu !
En amont, déterminez l’objectif du séminaire !
Avant de penser au budget et de visiter des lieux pour son séminaire, il faut tout d’abord en identifier le principal objectif. En effet, chaque séminaire d’entreprise a ses propres objectifs. Certains visent à motiver ses salariés, d’autres consistent à faciliter l’intégration des nouvelles têtes. De plus, il y a les séminaires de management ou centrés sur le marketing (lancement de produit/service par exemple).
Déterminer pourquoi on souhaite organiser un tel événement peut aider à choisir un lieu plus approprié. On peut, par exemple, se suffire à une salle de conférence si c’est pour un simple séminaire de travail. Par contre, un séminaire de motivation comme un team building peut requérir des activités annexes et un environnement plus versatile. Par exemple, faire un séminaire à la campagne peut être un bon moyen de souder les troupes à travers des activités en plein air !
Un lieu de séminaire change en fonction du public !
Une fois l’objectif mis à plat, il faudra définir à quel genre de public va-t-on s’adresser et surtout, à combien de personnes. Serait-ce des ingénieurs ou des développeurs spécialisés ? Y aura-t-il des clients dans l’assistance ? S’agit-il d’un public jeune ou senior ?
Il faudra notamment tenir compte des groupes démographiques de sa cible lorsqu’on va choisir un lieu de séminaire. Pourquoi ? Pour leur fournir un environnement adapté et qui les met en confiance. Un environnement permettant de donner plus d’impact au message à passer.
L’essence même du séminaire d’entreprise est de transmettre un message, des connaissances, un savoir-faire à son assistance pour que celle-ci puisse s’en servir pour s’améliorer.
Définissez les exigences techniques de l’évènement !
Au moment de choisir le lieu de son séminaire d’entreprise, il faudra tenir compte de certains éléments :
- La taille de la salle : celle-ci doit suffisamment être grande pour accueillir le nombre d’invités prévu (une grande salle pour une conférence, une salle de sous-commissions pour un petit séminaire de travail). Au moment de choisir, il faut se renseigner sur la surface en m² et la capacité d’accueil (personnes debout et assisses) du lieu.
- L’équipement : toute salle de séminaire dispose obligatoirement de matériels de diffusion vidéo et audio. Certaines proposent en plus le WiFi et diverses fournitures (paperboards et consommables). Cependant, chaque lieu a ses propres tarifs en location de matériels. Comparez pour bien choisir ! Organiser une soirée d’entreprise suite à un séminaire peut notamment nécessiter des équipements supplémentaires.
- Les commodités : que le séminaire dure un ou plusieurs jours, il est toujours bien de choisir un endroit proposant une restauration de qualité et des pauses-café. Idéalement, on optera pour un lieu avec des coins de détente dédiés aux heures hors réunion (terrasse, salon extérieur, jardin, etc.).
Délimitez votre budget !
Se décider entre la multitude de lieux de séminaires disponibles relèvera naturellement du budget à disposition. Ce budget devra prendre non seulement en compte de coût de location de l’endroit, mais également les éventuels frais de transport et d’hébergement, les frais de location des matériels supplémentaire et le coût des services inclus.
Vous devez demander des devis précis aux hôtels et s’assurer de leur suivi lors de l’événement. Les devis devront reprendre ligne par ligne tous les éléments de votre séminaire. Souvent il sera indiqué un prix unitaire, multiplié par le nombre de participants. Par exemple pour les chambres d’hôtels ou les repas.
En somme, l’organisation séminaire ne s’improvise pas. Si vous avez besoin d’une idée de séminaire entreprise, parcourez nos 2000 lieux dans toute la France, incluant des hôtels et de centres de conférence. Contactez notre équipe si vous avez besoin de conseils dans vos choix.
Choisir son lieu de séminaire en 4 étapes
Pour résumer, on compte donc 4 étapes indispensables pour choisir parmi les lieux de séminaires :
- Définir son objectif
- Définir son budget
- Se renseigner sur les équipements et l’accessibilité des lieux
- Demander des devis aux lieux potentiels
