Qu’il s’agisse d’une fête professionnelle ou privée, l’événementiel et la gestion d’événement est une tâche à la fois passionnante et chronophage. En effet, il faut penser à de nombreux paramètres et s’assurer que toutes les étapes des préparatifs soient réalisées en temps et en heure.
Recourir à une agence d’événementiel s’avère donc essentiel pour réussir l’organisation de conventions, de team building ou de toute autre célébration. Cette solution permet aussi de profiter de l’occasion sans se soucier de sa logistique. Découvrez les avantages à déléguer l’organisation d’un événement à un professionnel.
Une agence événementielle : de quoi s’agit-il ?
Une agence événementielle est une entreprise de communication spécialisée dans la conception et l’organisation d’un événement sur mesure. En général, elle crée et réalise des événements sur mesure. Son but principal est de s’assurer que la prestation qu’elle propose soit parfaitement adaptée aux souhaits et aux besoins de la clientèle. Pour ce faire, une société événementielle met en avant diverses stratégies bien définies. Chacune d’elle doit tenir compte du type d’évènement, de son objectif, des catégories d’invités, et de bien d’autres critères.
En tant que prestataire de service, ce type d’agence assure la conception, la gestion, l’organisation et la promotion des événements dont il a la charge. Ce spécialiste offre ses services aux particuliers et aux professionnels. Vous pouvez leur confier les fêtes des entreprises, des collectivités ou des associations.
En résumé, une agence événementielle joue un rôle pivot dans l’organisation d’un rassemblement professionnel ou public. Elle est force de proposition dans la recherche d’un lieu, d’intervenants et de prestataires. Le chef de projet événementiel, dépêché par une agence en evenementiel, réunit les acteurs d’un événement et centralise les informations pour s’assurer de la cohérence de l’ensemble.
Comment fonctionne une agence événementielle lors d’une organisation d’événement ?
Une agence événementielle est requise de l’organisation partielle ou complète des fêtes et manifestations en tout genre. Elle possède l’expérience nécessaire pour gérer tout type d’évènement, quelle que soit son envergure. Pour tout évènement professionnel, une agence en événementiel s’occupe de réaliser des évènements sur mesure, avec entre autres la planification et l’organisation des animations ou de la décoration. Une agence assure donc de nombreuses missions :
- Élaborer un cahier des charges déterminant le type d’événement, les objectifs de la prestation et les besoins du client ;
- Mettre en place les outils événementiels ;
- Créer des supports marketing ;
- Réaliser diverses tâches comme la recherche de prestataires et les interventions sur terrain, entre autres ;
- Gérer les animations.
- Réaliser un suivi et un feed-back,
En fonction du type d’événement, une agence spécialisée en événementiel peut aussi :
- Prendre en charge les campagnes publicitaires ;
- Négocier avec les prestataires ;
- Établir un budget prévisionnel ;
- Donner des conseils et des suggestions.
Une équipe de professionnels à votre disposition
De nombreux métiers et professionnels gravitent autours de l’organisation d’événements professionnels. Tout un petit écosystème nécessaire à leur bonne réalisation.
| Directeur clientèle | En communication régulière avec les clients, il réceptionne les demandes, détermine avec les clients leurs besoins. Ce brief lui permet ainsi d’élaborer une première conception du projet dans son ensemble. Il se charge bien sûr de la gestion des relations commerciales. |
| Responsable/Chef de projet | Un chef de projet est dédié à chaque évènement. Une fois le brief réceptionné, il coordonne les prestataires, le lieu et la logistique générale. C’est lui qui met concrètement sur pieds l’évènement, en bonne et due forme. Concrètement, il s’occupe de réserver le lieu de l’évènement, les chambres d’hôtel si l’organisation dure plus d’une journée ou les moyens de transport. Il établit les devis et les propositions techniques. Il peut également être amené à réviser le projet initial en fonction des contraintes techniques ou budgétaires. |
| Equipe créative | Certaines entreprises d’évènementiel sont dotées d’une équipe créative qui se charge de suggérer des idées originales, se conformant à une image de marque et à la culture de l’entreprise. |
| Techniciens | Les agences événementielles emploient des techniciens en interne ou en sous-traitance, qui assurent le bon déroulement de l’événement le jour J. Ces techniciens incluent les ingénieurs de son, le traiteur, le décorateur, l’éclairagiste, les agents de sécurité… |
| Autres professionnels spécialisés | La société peut aussi être amenée à travailler avec d’autres entités, comme des professionnels du transport, de l’hébergement ou de la restauration. Ces acteurs clés proposent des solutions pour que les invités puissent participer à l’événement en toute confiance, et ce en France comme dans un contexte international. |
Les qualités attendues d’une agence événementielle
Toute agence évènementielle à Paris ou en France doit maîtriser les techniques de communication. Elle doit être en mesure de répondre aux exigences des clients pour que chaque évènement soit unique. Pour ce faire, l’organisateur événementiel doit avoir une bonne capacité d’écoute.
Il doit aussi être apte à conseiller et à guider ces derniers pour les aider à faire les meilleurs choix concernant les services et les prestataires à engager. Les employés de l’agence doivent faire preuve d’une grande créativité pour que chaque événement corresponde parfaitement aux attentes des clients et reflète leurs valeurs.
Le rôle d’une agence en evenementiel est ainsi de faire le lien entre tous les prestataires techniques, fournisseurs et intervenants, pour garantir le bon déroulement de l’événement et une prestation complète.
Pourquoi recourir à une agence événementielle pour organiser des événements ?
Il est certes possible d’organiser soi-même ses événements privés ou professionnels. Toutefois, il faut savoir que la conception d’un événement est plus complexe qu’il n’y paraît. En effet, l’organisation présente souvent de nombreux défis techniques, si bien qu’un novice en la matière éprouvera des difficultés pour les anticiper.
Une entreprise spécialisée dans l’événementiel possède les compétences, les capacités et le personnel nécessaire pour réussir le projet. Autant de raisons qui incitent à recourir à une agence événementielle. Son intervention est un gage d’une bonne organisation et d’un déroulement sans heurts de l’évènement.
D’ailleurs, une telle agence ne recrute que des personnes qui maîtrisent tous les aspects de l’organisation d’évènement. Les particuliers et les sociétés peuvent s’appuyer sur son expertise pour gérer efficacement leurs projets.
En pratique, une entreprise événementielle engage des collaborateurs justifiants d’un cursus universitaire en événementiel ou en communication. Ces professionnels possèdent d’autres qualités essentielles dans ce secteur d’activité, comme le talent pour la négociation, l’aisance relationnelle, la réactivité, l’adaptabilité, ou même la créativité. En effet, le rôle d’une agence événementielle est également d’explorer de nouvelles possibilités à proposer à ses clients, notamment dans le cadre d’un événement connecté.
Une agence événementielle a également une expérience avérée dans l’organisation d’un événement pour pouvoir anticiper et gérer au mieux les imprévus qui pourraient se présenter.
Le rôle de l’agence événementielle
Durant l’organisation d’un événement privé, une agence événementielle joue trois rôles importants :
– L’organisation de A à Z
Qu’il s’agisse d’un séminaire d’entreprise ou d’un voyage de team building, une agence événementielle met une équipe complète à la disposition de ses clients pour la conception et la mise en place de l’événement. Cela garantit son bon déroulement.
En pratique, une agence en évènementiel planifie le déroulement des cérémonies, gère les différentes animations, s’occupe de la disposition de la salle de réception, du placement des invités aux tables. Elle effectue les recherches d’animateurs et la mise en place de la logistique nécessaire (sonorisation, lumière, vidéoprojecteur…).
– Le rôle de conseil
Une agence événementielle conseille et guide ses clients tout au long des préparatifs, depuis l’établissement du budget prévisionnel jusqu’à la réalisation proprement dite. Elle doit toujours rester aux côtés de son client pour que l’événement soit à la hauteur de ses attentes, quelles que soient les contraintes financières, logistiques et temporelles.
Par exemple, l’équipe événementielle peut recommander les salles de réception susceptibles de correspondre au budget du client et au type d’événement, ou encore les prestataires les moins chers. Elle peut aider à gérer le budget, à identifier les éléments essentiels à l’événement, etc.
– Le rôle d’assistant pour le choix des prestataires
Une société d’événementiel est aussi qualifiée pour assister et conseiller ses clients dans le choix des prestataires à engager pour le jour J. Il est important de noter que cette étape est essentielle pour s’entourer du savoir faire nécessaire à la réussite de l’événement.
L’agence peut indiquer les restaurateurs idéals, les animateurs ou encore les entreprises de location de matériel. Toutes les agences événementielles possèdent un réseau de prestataires, ce qui facilite la recherche des meilleurs partenaires. Elles disposent souvent d’une liste de prestataires préférentiels qui peuvent fournir les services correspondant aux attentes et aux budgets des clients.
Quels sont les types d’événements organisés par une agence événementielle ?
Les événements
Une agence événementielle peut prendre en charge différents types d’événements. Sa prestation peut être partielle ou complète. Le client peut ainsi lui confier la réalisation du projet de A à Z, pour un événement « clé en main ».
Les professionnels peuvent faire appel à une agence pour planifier et mettre en place des formations, conférences, teams buildings, inaugurations, salons professionnels, séminaires, soirées d’entreprise ou même un séjour d’affaires, ainsi que tout événement sur mesure.
Il faut savoir que certaines agences événementielles se spécialisent dans un type d’organisation pour offrir le meilleur service aux clients. C’est le cas notamment du wedding planner qui se concentre sur l’organisation des mariages.
Un évènement d’entreprise, pour qui ?
Les événements internes
Invitez vos collaborateurs et partenaires
Les événements externes
Invitez vos clients et vos prospects potentiels
Les événements en entreprise
Les événements réalisés en entreprise permettent de se retrouver entre collègues pour passer un moment convivial. Chaque évènement est organisé dans des objectifs et des besoins déterminés à l’avance. Pour être sûr de les atteindre, déléguez l’organisation d’événement d’entreprise à une agence spécialisée. En effet, toutes les sociétés ne disposent pas forcément des ressources nécessaires en interne pour assurer les différents volets de l’organisation de l’événement.
Des séminaires inspirants aux soirées de gala mémorables, chaque événement en entreprise est une opportunité de renforcer les liens, d’inspirer les équipes et de laisser une empreinte durable.
Il peut être organisé à l’occasion d’une promotion de produits, d’un gala, d’un séminaire, etc. Dans ce cas, il peut prendre la forme d’un salon professionnel, d’un roadshow, d’actions de street marketing ou encore de soirées d’entreprise.
Les événements commerciaux
De lancements de produits à des salons professionnels, chaque événement est une vitrine de votre entreprise. Pour cela, créativité et stratégie sont nécessaires afin de créer des expériences marquantes qui attirent l’attention des prospects ou/et clients, suscitent l’engagement et stimulent les opportunités commerciales.
Pour cela, une agence spécialisée vous aidera à :
- Réaliser un cahier des charges, formalisant les objectifs et les besoins de l’entreprise
- Définir la cible,
- Créer les supports marketing,
- Mettre en place des outils évènementiels (invitations, site internet ou plateforme dédiée à la manifestation, e-mailing, etc)
- Coordonner les tâches des différents prestataires (traiteur, décorateur, loueurs de salles, imprimeurs, animateurs et sociétés de sécurité, etc).
- Gérer les imprévus.
Comment trouver la meilleure agence événementielle pour organiser un évènement ?
Engager une agence organisatrice d’événements nécessite une certaine réflexion. Il est important de bien choisir le prestataire pour éviter les déceptions.
Pour cela, il existe donc quelques critères pour sélectionner une agence évènementielle. Tout d’abord, il faut connaître le type d’évènement à organiser, son objectif, le budget disponible, etc.
Avec ces éléments, vous pouvez passer à la sollicitation de plusieurs agences pour comparer les devis. Rendez-vous sur les sites spécialisés qui regroupent ces genres de prestataires ou consultez les annuaires professionnels. Avant de faire votre sélection, renseignez-vous sur le domaine d’expertise de chaque agence, son expérience et l’appréciation des précédents clients. Il faut aussi vous informer sur son aptitude à anticiper les imprévus.
Les agences peuvent organiser une première rencontre, toujours nécessaire pour assurer le tri. Lors du rendez-vous, le client doit porter une attention particulière à la capacité d’écoute de son interlocuteur. Il doit se focaliser sur la manière dont l’agence répond et pose les questions sur l’événement, l’entreprise ou les objectifs.
Il est également possible de se fier au bouche-à-oreille ou consulter les avis sur internet. Cela lui permettra de gagner du temps. Il peut demander des références, se renseigner sur les projets sur lesquels l’agence événementielle a déjà travaillé. C’est le moyen idéal pour évaluer les compétences du prestataire qui a retenu son attention.
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