Dans l’événementiel et la gestion d’événements, une stratégie de communication solide et un plan de communication bien défini sont essentiels pour assurer la réussite d’un projet événementiel. L’élaboration d’une stratégie de communication et de marketing efficace permet de maximiser la visibilité de l’événement, d’engager le public cible et de créer un impact durable.
Dans ce texte, nous explorerons les différentes actions et étapes nécessaires à la mise en place d’une stratégie de communication réussie, en mettant l’accent sur l’utilisation d’outils digitaux et les publications sur les réseaux sociaux. Nous aborderons ensuite un exemple de plan de communication que vous pourrez utiliser comme modèle pour votre propre entreprise.
Comprenez bien qu’il faut 2 étapes :
- La définition de la stratégie de communication : Il s’agit de définir des buts et des objectifs clairs ainsi qu’un aperçu de la manière dont vous souhaitez présenter votre message et à quelle audience il est destiné.
- L’élaboration du plan de communication : On rentre ici davantage dans le concret puisqu’il définit et prépare ce que vous allez faire, c’est-à-dire préciser vos actions de communication. Il peut s’agir de la sélection des canaux et de la cible en question pour chacun des messages, ainsi que leur fréquence d’envoi.
Comment élaborer ma stratégie de communication ?
Définition de la stratégie de communication
Il s’agit là d’élaborer un plan d’action global visant à atteindre les objectifs de communication spécifiques du projet.
Il est crucial de définir clairement ces objectifs, en tenant compte de la nature de l’événement, du public cible et des informations clés à communiquer. Une fois ces éléments définis, ils serviront de guide tout au long du processus de planification et de mise en œuvre de la stratégie de communication.
La mise en place de cette politique de communication passe par quelques étapes, dont nous vous livrons les éléments ci-dessous.
Avant de commencer, pensez à allouer une part adéquate du budget global du projet à la communication, en veillant à ce que les ressources financières soient bien réparties entre les différentes actions de communication prévues.
L’analyse du marché
Bien connaître votre audience cible et ses besoins est primordial puisque votre enjeu est de savoir comment vous pouvez y répondre. En général, ce travail concerne votre équipe dédiée à la communication, au marketing et aux médias sociaux.
La communication événementielle sera tout à fait différente si elle concerne un événement interne, ou corporate, ou un événement commercial, aussi appelé événement externe ou client. Dans ce deuxième cas, il peut s’agir de clients, de prospects, de potentiels partenaires, d’investisseurs, etc. C’est pourquoi, il est nécessaire de bien définir le type d’événement à organiser avant d’aller plus loin.
Quel est l’objectif de votre entreprise ?
- Qui est votre public cible et pourquoi devrait t-il s’intéresser à ce contenu ?
- Que voulez-vous dire ?
- À quelle fréquence les enverrez-vous ? À quelle fréquence d’autres entreprises ont-elles envoyé des messages similaires à peu près au même moment que le vôtre, et comment cela affecte-t-il le fait que les gens sont susceptibles de voir ou de ne pas voir le message ?
Comment communiquent vos concurrents ?
L’analyse du marché passe aussi par l’exploration de l’activité et de la communication des entreprises concurrentes.
- Quelles sont les forces et les faiblesses de leur plan de communication ? Comment pouvez-vous améliorer ce qu’ils font ?
- Qu’est-ce que vos clients veulent entendre de votre part en matière de contenu et de fréquence ?
- Ont-ils des préférences en matière de format ou de support (texte, vidéo, image) ?
- Les attentes de ce public correspondent-elles à celles des publics cibles de votre organisation ?
- Y a-t-il un équilibre entre ce que vous voulez dire, et ce que vos publics attendent ?
- Les employés ont-ils besoin d’une formation sur la manière dont ils doivent communiquer avec les clients ? Qui est responsable de la communication de telle ou telle information (par exemple, le service marketing pourrait en être chargé) ?
- Quels outils utiliserez-vous pour diffuser cette communication (bulletins d’informations par courriel ou réseaux de médias sociaux) ?
Comment définir mon buyer-persona ?
Cherchez à définir les différentes personnes-types auxquelles vous vous adressez. Vous pouvez en avoir plusieurs. Demandez vous qui ils sont et ce qui les définis afin de mieux le(s) cibler. Demandez-vous aussi comment communiquer : leurs difficultés, leurs défis au quotidien, les besoins, contraintes, etc.
- Qui est le client idéal pour mon produit ou service ? Comment le décrire en quelques phrases ?
- Quels sont ses objectifs et ses défis, et qu’est-ce qui le motive à acheter chez moi maintenant (plutôt que plus tard) ?
- Où peut-on les trouver (en ligne ou pas) ?
- Quels sont les sites de médias sociaux qu’ils utilisent le plus souvent ?
C’est grâce à ces éléments que vous pourrez ensuite faire le rapprochement avec votre entreprise. Qu’est-ce que je veux dire ? Que veut mon public ? Pourquoi devrait-il s’intéresser à ce que j’ai à dire ?
Puis demandez-vous ce que l’événement pourrait apporter, à vous et votre cible. En quoi ce contenu va-t-il les aider ou leur nuire (le cas échéant) ? À quoi ressemble le succès pour moi en ce qui concerne les informations que j’envoie ?
Elaborez votre plan de communication
Maintenant que vos objectifs sont clairs, vous aller vous en appuyer pour construire votre plan de communication. Il s’agit de réfléchir à la question suivante : comment je vais communiquer ?
Vous voulez faire une opération de communication à une période définie et avec un ou des objectifs précis ? C’est là qu’intervient le plan de communication. C’est la dernière étape avant la publication de vos posts ou bien communiqués de presse, alors elle mérite une grande attention.
- Le pourquoi : les objectifs
Le plan de communication, ou plan média, concerne un projet unique. Le premier enjeu de ce plan est de s’assurer qu’il s’intègre dans la politique globale et qu’il répond à ses objectifs.
Vous pouvez ainsi vous poser les questions suivantes : A quoi va servir ce projet pour votre business ? Quels sont vos objectifs avec ces discours ? Que désirez vous en obtenir ?
- Le qui : la cible
Il est importante de se demander quels sont les publics cibles de cette stratégie. En effet, vous pouvez cibler ici un seul persona par exemple.
- Le quoi : les messages
Identifiez ici les informations clés à transmettre et créez un plan éditorial pour les publications en ligne.
Qu’allez-vous communiquer à votre ou vos cibles ? Qu’ont-ils besoin de savoir sur votre entreprise ? Faites bien attention à ce que les informations que vous allez communiquer soient pertinentes et cohérentes, non seulement par rapport à vos objectifs mais aussi à votre ou vos cibles.
- Le où : canaux de communication
Utilisez les outils et les plateformes numériques adaptés à votre audience cible, tels que les réseaux sociaux, les articles de blog et les sites web, voire même les campagnes publicitaires, pour atteindre une plus grande visibilité et interagir avec les participants potentiels. Généralement, LinkedIn est l’outil le plus utilisé pour donner de la visibilité à ses contenus.
Demandez-vous quel canal est le plus efficace pour pour diffuser chacun des discours ? Pourquoi ? Quels sont les facteurs à prendre en compte pour choisir le(s) bon(s) canal(aux) d’envoi de ces messages ?
- Le comment : fréquence d’envoi
À quelle fréquence allez-vous envoyer ces messages (hebdomadaire, mensuel) ? À quelle fréquence prendre contact avec vos clients après un premier effort de sensibilisation ?
Puis planifiez une série de publications ciblées sur chaque réseau social, en utilisant des visuels attractifs, des vidéos, des témoignages, et en encourageant l’interaction et le partage pour augmenter la visibilité de l’événement.
A quoi peut ressembler un plan de communication ?
Le meilleur moyen de veiller à prendre en considération tous les aspects cités juste au-dessus revient à faire un tableau. Il n’y a pas plus clair et concis.
Voilà ainsi à quoi peut ressembler votre plan de communication. Comme ça, vous vous poserez les bonnes questions lorsque vous écrirez chaque contenu. En effet, n’oubliez pas que les objectifs, la cible, les messages, les canaux et la fréquence d’envoi sont des éléments auxquels il faut réfléchir de manière corrélés. Ils ne sont pas indépendants.
| Message | Objectif(s) | Cible(s) visée(s) | Canaux de communication | Fréquence d’envoi / date |
| Message n°1 | ||||
| Message n°2 |
Effectuer le suivi de la communication
Pour finir, nous vous recommandons de mettre en place des outils d’analyse et de suivi pour mesurer l’efficacité de votre stratégie de communication et ses résultats. Pour cela, surveillez les indicateurs clés tels que l’engagement, les inscriptions et les conversions. Ajustez votre approche en fonction des résultats obtenus.
Veillez aussi à ce que la communication suive en interne, au sein de votre entreprise. En effet, tous vos collaborateurs doivent être au courant de ce qui se passe au bureau.
Vos employés voudront savoir dans quelle direction va leur entreprise – et ils doivent pouvoir obtenir facilement ces informations de la direction. S’il n’y a pas de communication, les employés auront l’impression d’être dans l’ignorance de leur avenir, ce qui peut être source de stress et d’inquiétude.
Si vous avez quelque chose d’important à faire connaître, ne vous contentez pas d’une mise à jour par courrier électronique. Assurez-vous qu’il existe une ligne de communication claire, dans les deux sens, et utilisez différents types de médias pour obtenir de meilleurs résultats : lors des réunions, par bulletin d’informations, par mail, par réseaux sociaux, sur l’intranet, etc.
Pour en savoir plus sur la communication à opérer pour votre événement, nous vous recommandons nos guides suivants :
