Vous êtes sur le point d’organiser un événement professionnel pour fédérer vos équipes ? Nous savons que vous avez beaucoup à faire lorsqu’il s’agit de planifier un événement. Et en premier lieu, vous occuper de la location de salle de réunion ! De l’endroit où l’événement aura lieu à ce que vos invités mangeront, chaque détail compte. Le plus important, est de trouver la salle idéale pour votre événement. Mais surtout de s’assurer qu’elle soit disponible pour la bonne date !
Si vous cherchez des conseils sur la façon de trouver une salle, sur son coût ou sur le type de questions à poser avant de la réserver, cet article est fait pour vous. Nous espérons que cet article vous aidera dans les prochaines étapes de la planification de votre événement !
Le processus de sélection pour une location de salle
Vous avez de la chance, car nous avons établi une liste d’éléments à prendre en compte pour la location d’une salle réception. Prenez note et choisissez avec soin, car vous risquez de faire une erreur coûteuse si vous vous trompez !
- Disponibilité : Assurez vous que la date à laquelle vous en avez besoin est disponible
- Accessibilité : Assurez vous que vos invités peuvent s’y rendre facilement, et essayez d’éviter les heures de pointe si possible !
- Budget : Il s’agit d’un point important. Il déterminera le type de lieu que vous pourrez réserver, qu’il s’agisse d’un lieu décontracté tel que la salle des fêtes, d’une salle de réunion ou d’un restaurant.
- La taille : La taille du lieu est un élément important à prendre en considération, car elle déterminera le nombre d’invités que vous pourrez accueillir
Les meilleures questions à poser à un lieu de réception : Une fois que vous en avez trouvé un et que vous avez fixé une date pour votre événement, voici quelques questions qui peuvent vous aider !
- Y a-t-il un moyen d’accès facile ? Métro, bus, parking pour les personnes venant en voiture
- A partir de quelle heure la salle est-elle disponible et jusqu’à quelle heure ?
- Récupération de votre dépôt : Certains lieux exigent le paiement des dommages avant que vous puissiez les réserver. Si c’est le cas, assurez-vous de vous couvrir en votre société de carte de crédit, au cas où le lieu de réception ne respecterait pas les règles. La caution est souvent remboursée en quelques jours ou semaines après la location de la salle, en fonction de son montant et des dommages éventuels
- Dans certains cas, vous devrez peut-être payer un supplément si vous utilisez des décorations pour votre événement. Lisez attentivement toutes les conditions avant de finaliser quoi que ce soit !
Avant de demander un devis, déterminez les équipements ou les caractéristiques qui sont importants pour votre événement. Vous pouvez affiner votre recherche en décidant si vous avez besoin d’un espace intérieur, d’un espace extérieur, d’options de restauration et d’autres services supplémentaires comme l’accès à l’Internet sans fil.
Il existe plusieurs façons de savoir si une salle est disponible pour votre événement
– Envoyez un courriel ou appelez-les au numéro de téléphone affiché, que vous trouverez facilement en effectuant une recherche rapide sur Internet
Chaque salle événementielle possède un site internet
Recherchez le site web de la salle qui vous intéresse.
Vous pouvez donc voir si elle rempli les critères pour votre événement. Ensuite vous pouvez rechercher le contact du responsable commercial de la salle. Parfois même il y a directement sur le site un formulaire de contact pour envoyer votre demande. Il suffit d’indiquer la date de l’événement, le nombre de personnes et la formule qui vous intéresse. Un responsable des ventes vous contactera pour prendre les dispositions appropriées.
Vous devrez peut-être leur téléphoner à la salle que vous voulez louer ou leur envoyer un courriel s’il n’y a pas de formulaire en ligne.
Comparez les prix de différents lieux
Assurez vous de bien comprendre tout ce qui est inclus dans le prix et ce qu’il en coûterait en plus si des services supplémentaires étaient nécessaires, comme des chaises ou un système de divertissement.
Examinez plusieurs espaces événementiels différents pour trouver celui qui répond le mieux à vos besoins ! En plus de facteurs tels que l’emplacement et la taille, les éléments importants à prendre en compte sont les suivants :
- Vous fourniront-ils un contrat ? Demandez également s’il y a des frais pour les heures supplémentaires
- Pouvez-vous apporter votre propre service de traiteur ou un service de restauration est-il disponible ? Vous devrez peut-être embaucher des serveurs et du personnel supplémentaires pour cette option.
- Quelles sont leurs exigences en matière d’assurance ? – Pouvez-vous apporter vos propres divertissements ou seront-ils fournis ?
- Y a-t-il des frais supplémentaires si vous voulez utiliser leur équipement audiovisuel ?
- Quelles sont les possibilités de stationnement pour vos invités ? Des frais de stationnement peuvent s’appliquer
Vous pouvez également vérifier si des réductions ou des promotions sont proposées en contactant directement les prestataires d’événements, par téléphone ou par courriel !
Attention, en fonction du type d’événement la recherche de location ne repose pas toujours sur les mêmes critères. Prenez-en note !
