Un brief événementiel, c’est un document de référence qui formalise les consignes, directives et besoins primaires du client à destination de l’agence événementielle. Les briefs que nous recevons chez Carmin est un point de départ important car c’est un guide stratégique. Il permet de transmettre clairement les attentes, les objectifs, les contraintes et la vision globale d’un événement, afin de garantir la qualité des propositions et de limiter les malentendus.
Pour une agence événementielle comme nous, c’est la base de travail indispensable pour analyser, comprendre et proposer des solutions adaptées et créatives. En bref, un bon brief, c’est le point de départ d’un événement réussi !
Les éléments essentiels à intégrer dans un brief événementiel
Pour que votre agence puisse répondre parfaitement à vos attentes, votre brief doit inclure les informations suivantes :
Les objectifs de l’événement
Posez-vous cette question clé : pourquoi organisez-vous cet événement ? Est-ce pour lancer un produit, renforcer la cohésion d’équipe, fidéliser vos clients ou séduire de nouveaux partenaires ? Plus vos objectifs seront spécifiques, plus l’agence pourra proposer des solutions sur mesure.
Le public cible
Qui sont les participants ? Combien seront-ils ? Quel est leur profil ? (Âge, métier, centres d’intérêt, localisation géographique, etc.). Par exemple, un séminaire pour des cadres dirigeants ne nécessitera pas les mêmes animations ou lieux qu’un team building pour une équipe créative.
Le message clé
Que voulez-vous que vos participants retiennent ? Ce message sera le fil rouge de votre événement et influencera des éléments comme le décor, les animations ou les interventions.
Le format de l’événement
Indiquez si vous souhaitez un événement en présentiel, virtuel ou hybride. Ce choix impacte directement les choix techniques, la logistique et les coûts.
Le budget
Même approximatif, votre budget est une donnée essentielle. Il permet à l’agence de prioriser les dépenses et de proposer des options cohérentes avec vos moyens.
Les contraintes logistiques
Incluez les informations pratiques comme les dates, les horaires, le lieu souhaité, les équipements nécessaires ou les exigences techniques particulières.
Les inspirations ou exemples
Vous avez vu un événement qui vous a inspiré ? Vous avez une idée précise d’une ambiance ou d’un thème ? Partagez ces éléments ! Ils orienteront l’agence dans la direction souhaitée.
Les questions que pose une agence pour affiner le brief
Même le meilleur brief peut nécessiter des précisions supplémentaires. Voici les principales questions que nous posons afin d’affiner et de compléter les briefs de nos clients :
- Quels sont les indicateurs de succès ? Comment mesurerez-vous la réussite de l’événement (satisfaction des participants, leads générés, ambiance générale) ?
- Quels sont les points non négociables ? Par exemple, un lieu ou une date incontournable, ou encore des partenaires obligatoires à inclure.
- Quelle ambiance ou style souhaitez-vous ? Du festif au formel, en passant par l’immersif ou le ludique, le style doit refléter vos objectifs et votre audience.
- Quels sont vos défis ou préoccupations principales ? Par exemple : « Nous craignons un manque de participation » ou « Nous avons besoin d’un lieu facilement accessible ».
Ces questions permettent à l’agence de clarifier vos attentes et de mieux anticiper les éventuels obstacles pour concevoir une proposition parfaitement alignée.
Les étapes pour transformer vos idées en propositions concrètes
Analyse approfondie des besoins
Chaque élément du brief est décrypté pour comprendre vos objectifs explicites, mais aussi implicites. Par exemple, un client qui veut « un événement pour ses collaborateurs » cherche souvent à renforcer leur engagement ou à valoriser leur travail.
Traitement des données grâce à une plateforme puissante
En tant qu’agence événementielle, nous avons accès à une base de données publique en ligne de 5000 lieux et prestataires événementiels via notre plateforme carmin.io. Cet outil nous permet d’identifier rapidement les options les plus pertinentes en fonction de vos besoins. Que vous recherchiez un rooftop pour une soirée, un espace modulable pour un séminaire ou un prestataire spécialisé dans des animations immersives, cette plateforme sur laquelle vous êtes nous offre une efficacité inégalée.
Conception créative
À partir des informations du brief et des données collectées, nous organisons des sessions de brainstorming pour imaginer des concepts innovants.
- Si le brief mentionne un objectif de team building, nous proposerons des activités collaboratives ou compétitives.
- Si le budget est limité, nous explorerons des formats atypiques, comme l’utilisation de lieux alternatifs ou des animations numériques moins coûteuses.
Proposition sur mesure
Une fois les idées consolidées, nous créons une proposition complète comprenant un concept détaillé, des recommandations logistiques, un budget estimatif et des visuels pour donner vie à votre projet.
Les 5 erreurs courantes à éviter dans un brief événementiel
- Des objectifs flous et génériques, du type « organiser un événement sympa »
- Un budget non défini ou irréaliste. Sans budget clair, l’agence peut proposer des idées irréalisables ou trop coûteuses.
- Des informations contradictoires, par exemple un événement haut de gamme avec un budget restreint
- Négliger les participants. Car un événement réussi met les participants au cœur des décisions
- Trop d’informations inutiles. Un brief surchargé peut noyer les éléments essentiels.
Pour conclure, un brief événementiel clair et complet est bien plus qu’un simple document : c’est la pierre angulaire d’un projet abouti. En fournissant des informations précises, en répondant aux questions clés et en vous appuyant sur des experts, vous maximisez vos chances de transformer vos idées en une expérience mémorable.
Prêt(e) à rédiger le vôtre ? Nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape. Ensemble, faisons de vos événements une réussite éclatante !
Consultez nos derniers articles de blog sur l’événementiel :
