Qu’est-ce qu’un chef de projet événementiel ?

En tant qu’agence événementielle, nous avons décidé de vous présenter les principaux métiers qui gravitent dans le secteur évenementiel. Si vous vous demandez quel emploi trouver dans l’événementiel, vous êtes au bon endroit.

Et pour commencer, nous voulions vous présenter notre métier, le chef de projet événementiel.

Il a pour objectif de concevoir et de garantir la réussite de l’événement, que ce soit en termes de satisfaction des participants, de respect des délais et de retour sur investissement pour l’organisateur.

Il met en place les séminaires, soirées d’entreprise, congrès professionnels, lancement de produits, colloques, conférences ou encore gala des entreprises.

Objectifs et missions du métier de chef de projet événementiel

Le métier de chef de projet événementiel est responsable de la conception, de la planification et de la gestion d’événements. Plus précisément, voici comment il occupe ses journées :

• Il conçoit l’événement, c’est-à-dire qu’il définit le concept et le thème de l’événement en fonction des besoins du client ou de l’organisation. Cela inclut la création d’un projet unique et attrayant qui répond aux attentes du public cible.

• Ensuite, il planifie et organise. Pour cela et afin de prendre tous les éléments en compte, il élabore un plan détaillé incluant le budget, les délais, les ressources humaines, logistiques et matérielles nécessaires. Cela comprend la coordination des différents prestataires (traiteurs, techniciens, animateurs, etc.).

• Il ‘occupe de la gestion du budget : il doit répondre aux besoins du client tout en rentrant dans le budget alloué. Le chef de projet événementiel est donc amené à faire des choix judicieux pour maximiser la qualité de l’événement sans dépasser les ressources disponibles.

Aussi, il supervise et dirige les équipes impliquées dans l’organisation de l’événement (qu’elles soient techniques, logistiques, communication, etc.) pour garantir que tous travaillent de manière cohérente et efficace. Il s’assure donc de la bonne communication interne entre les équipes.

Par exemple, en amont de l’événement, il s’assure que le décorateur et le fournisseur d’équipements audiovisuels collaborent pour que la mise en lumière et les éléments de décoration soient harmonieusement intégrés.

Autre exemple, pour le jour J, lors de conférences, il faut que les techniciens soient informés des besoins spécifiques des intervenants (comme une vidéo à projeter à un moment précis) et que les équipements soient testés et fonctionnels bien avant le début de chaque session.

• Il peut aussi s’occuper de la communication et de la promotion de l’événement qu’il organise. En effet, il ne faut pas oublier que l’événementiel reste de la communication. Il sera donc amené à élaborer un plan de communication (réseaux sociaux, relations presse et autres canaux) pour s’adresser efficacement au public cible.

• Que ce soit avant l’événement ou le jour J, il peut survenir de nombreux imprévus donc il faut alors trouver une solution ou une alternative rapidement sans négliger la qualité de l’événement. Il revient alors au chef de projet événementiel de s’assurer de cela, en anticipant et résolvant rapidement les problèmes éventuels. Par exemple, des intervenants peuvent être en retard dû aux transports. Dans ces cas, on peut faire durer le cocktail, faire parler plus longtemps les autres intervenants, demander s’il y a des questions, ou encore donner une pause aux convives.

• Pour finir, il est important d’analyser post-événement si les objectifs fixés en amont de l’événement sont réalisés ou non. Cela permet au chef de projet événementiel d’améliorer la conception de ses futurs événements. Et à l’entreprise cliente pour son développement et ses futures initiatives. Pour cela, il peut aussi recueillir les retours des participants et des partenaires et proposer des améliorations pour les événements futurs.

Les qualités principales d’un chef de projet événementiel

Si votre personnalité correspond aux qualités suivantes, alors vous ferez très certainement un bon chef de projet événementiel :

• L’organisation et la gestion du temps, capacité à jongler entre plusieurs tâches, savoir prioriser
• Bonne gestion du stress : capacité à rester calme, savoir gérer la pression
• Etre créatif
• Capacités de leadership envers les équipes, savoir motiver, diriger et inspirer les autres
• Etre flexible et adaptatif, s’adapter facilement aux nouvelles situations, ne pas apprécier la routine
• Avoir le sens du détail, être minutieux et rigoureux
• Très bon communiquant, tant à l’écrit qu’à l’oral
• Aimer relever les défis
• Etre capable de penser aux détails mais aussi à grande échelle

Il s’agit du savoir être indispensable qui s’apprend difficilement et que vous pouvez retrouver sur les offres d’emploi. C’est ce qui fera que ce métier vous rendra épanouie. C’est aussi ce qui permet d’exceller dans les compétences ci-dessous.

Les compétences nécessaires d’un chef de projet événementiel

Etes-vous un bon chef de projet ?

La réalité du métier de chef de projet événementiel ne colle pas à l’image glamour qu’on peut en avoir. Cela ne signifie pas juste faire des événements, y participer en allant dans des lieux cool et rencontrer du monde. Votre journée ne sera pas seulement faite de moments excitants comme ceux-ci.

Vous avez certainement dû vous rendre compte plus haut de l’importance du côté organisationnel. Et en effet, il s’agit avant tout d’un métier relatif à la gestion de projet dont nous tenions à revenir sur cette notion.

En fait, le chef de projet ne fait pas vraiment de l’opérationnel : il s’agit de superviser et planifier pour que tout se passe bien entre les différents opérationnels (hôtes d’accueil, scénographie, traiteurs, DJs, intervenants, etc). Vous devez voir l’ensemble du tableau, tel un chef d’orchestre, afin d’anticiper les imprévus et orchestrer chaque élément pour que l’événement se déroule sans accroc. Il s’agit de jongler avec des responsabilités variées, souvent sous pression, pour garantir que tous les éléments de l’événement s’imbriquent parfaitement.

Et comme nous l’avons dit, exercer le métier de chef de projet implique aussi une grande part de travail en coulisses, à rester orienté vers les objectifs tout en gardant la tête froide. C’est donc un métier qui demande de la résilience, de l’organisation et un sens aigu des priorités.

Il est donc essentiel de bien comprendre que le rôle de chef de projet est bien plus qu’une simple participation à l’organisation d’événements : c’est un travail stratégique qui exige un véritable engagement et une gestion de bout en bout.

Quel est le périmètre de la gestion de projet événementielle ?

Si vous êtes accompagnés d’un commercial ou encore d’un décorateur événementiel ou bien à l’inverse si vous êtes indépendant, sachez que le périmètre des missions n’est alors plus le même. Si vous êtes seul, voici toute l’étendue du métier :

Si vous disposez d’une flotte commerciale, 80% de votre temps sera consacré à la préparation de l’événement, et les 20% de temps restants vous les passerez le jour J sur l’événement même.

Comment devenir chef de projet événementiel ? Ecoles et formations

Pour exercer ce métier, dirigez-vous dans un cursus de communication (des organisations) puis spécialisez-vous dans la communication événementielle. Les universités mais surtout les écoles de commerce et de communication dispensent ce type de cursus. Plus précisément, voici quelques diplômes qui pourraient vous aider :

• (bac+2) BTS communication
• (bac+3) BUT GACO (Gestion Administrative et Commerciale des Organisations) parcours management des activités culturelles, artistiques, sportives ou de tourisme
• (bac+3) BUT Techniques de Commercialisation (TC) parcours stratégie de marque et événementiel
• (bac+3) Bachelor Evénementiel et communication
• (bac+3) Bachelor Relations presse et événementiel
• (bac+5) Master Marketing, Vente Parcours Communication événementielle et digitale
• (bac+5) Master Management de projets évènementiels
• (bac+5) Mastère Evénementiel et influence
• (bac+5) MBA Manager de projet evenementiel

Les formations sont autant possibles dans le public (BTS, BUT, Master) ou dans des écoles payantes (Bachelor, Mastère et MBA).

Quel salaire espérer ?

Un débutant qui exerce dans une petite structure peut gagner un salaire à partir de 1800€ nets par mois. Selon son expérience, la taille de la structure dans laquelle il exerce ses fonctions ainsi que le périmètre de son poste, sa rémunération peut varier jusqu’à 2500€ mensuels. Après, des primes selon la réussite de l’événement peuvent venir la compléter.

Où l’exercer ?

La plupart exercent leurs fonctions en agence événementielle comme nous le faisons chez Carmin. Une agence de communication 360° peut aussi disposer d’un pôle événementiel. Il peut aussi s’exercer dans les organisations suivantes :

• En indépendant, en tant que freelance
• Certaines agences de publicité ou de voyages d’affaires
• Entreprises organisatrices de spectacles ou de salons professionnels
• Collectivités territoriales
• Grands groupes d’entreprises

Et après ?

Comme beaucoup de métiers, le chef de projet événementiels peut muter professionnellement vers des fonctions à responsabilités telles que :

• Directeur de projet
• Gérant d’une agence événementiel
• Responsable communication
• Directeur de la communication
• Directeur commercial
• Responsable logistique

Nous avons vu que le métier de chef de projet evenementiel a plusieurs casquettes, selon la structuration de son entreprise. Ainsi, il peut se distinguer pour ses compétences commerciales, en gestion de projet, relationnelles ou techniques. Et prendre ainsi des fonctions à responsabilités plus adaptées en ce sens.

Découvrez toute notre sélection de métiers sur l’événementiel :

• Décorateur événementiel
• Animateur
• Topeur
• Technicien audio visuel
• Régisseur de lieu