Organiser un événement professionnel ne s’improvise pas. En effet, après avoir appris ce qu’est l’événementiel et la gestion d’événements viennent les travaux pratiques ! Le déroulement du projet et la logistique ne doivent donc pas être laissés au hasard. Un plan précis doit être mis en place pour limiter les imprévus et le stress liés à l’organisation de l’événement.
Définir la cible et le but de l’événement
Pour optimiser le retour sur investissement, l’organisateur doit définir précisément le type d’événement à mettre sur pied. Serait-ce un événement en interne ou en externe ? L’ambiance sera-t-elle purement professionnelle, festive ou décontractée ?
L’organisateur événementiel doit aussi identifier la cible : salariés, prospects, clients, fournisseurs, investisseurs, presse, grand public. Il est également important de fixer le but stratégique, plus précisément la raison de l’organisation d’un événement professionnel : motivation de l’équipe, développement de la culture d’entreprise, lancement de produit, recherche de nouveaux partenaires… Enfin, l’organisateur doit définir le lieu, le moment propice pour l’événement (l’heure et le jour) et sa durée.
Quels que soient les objectifs, ils doivent toujours être clairs, mesurables, réalistes et temporellement définis.
Mettre en place une bonne organisation et des outils de suivi
Une fois que les objectifs et les cibles sont définis, il est impératif de savoir s’organiser. En effet, organiser un événement implique de mettre un outil de suivi en place : le rétroplanning. Numérique ou sur papier, ce document permet de mentionner chaque étape de la préparation jusqu’au jour J. Concrètement, il détaille les différentes tâches et sous-tâches en les classant par ordre de priorité. Chaque travail est assigné à un ou plusieurs responsables.
L’organisateur de l’événements doit également dresser une check-list des tâches pour éviter les éventuels oublis. Elle peut être complétée au fur et à mesure de l’organisation.
Un conducteur technique, appelé aussi « déroulé de l’événement », est nécessaire. Comme le script d’un film, il permet de reprendre le déroulement de la journée minute par minute pour que le programme de la journée reste fluide. En outre, il faut veiller à ce que chaque acteur de l’organisation sache exactement quoi faire. Il est possible de faire des tests techniques, c’est-à-dire une répétition générale.
Déterminer et gérer le budget
Organiser un événement peut représenter un investissement parfois conséquent. La détermination du budget de l’événement d’entreprise est donc une étape cruciale de l’organisation. Il permet de définir le format de l’événement. Il peut mentionner les financements, les sponsors, les subventions ou les participations des convives.
Il doit permettre de couvrir tous les postes de dépenses : location du lieu de réception, embauche du personnel d’accueil et de sécurité, traiteur, location de matériel audiovisuel, assurances, mobiliers… Il revient au responsable de l’organisation de quantifier la somme à investir. Quel que soit le budget engagé pour organiser un événement, il est important de bien hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs.
Trouver le lieu idéal pour l’événement
Le lieu dépend du type d’événement, du nombre de convives et du budget. Pour organiser un événement, il est également nécessaire de vérifier si le lieu correspond à l’image de l’entreprise. L’ambiance générale, la capacité d’accueil et l’originalité de l’endroit doivent répondre aux objectifs de l’événement.
Le lieu où se déroule l’événement doit également être accessible aux convives. Concrètement, sa position doit être assez centrale. Il faut aussi vérifier la présence de parking et l’accessibilité via les transports publics.
Choisir les prestataires
En fonction de la configuration du lieu et de la taille de l’évènement, plusieurs prestataires peuvent être requis. Pour trouver les meilleurs, l’organisateur de l’événement peut solliciter les recommandations de son entourage professionnel. Il pourra ainsi privilégier les prestataires qui justifient de projets antérieurs réussis.
Il est possible de constituer une base de données de contacts et demander un devis qui détaille les coûts pour respecter le budget imposé. Aussi, il ne faut jamais considérer un tarif comme fixe. Pour optimiser la gestion budgétaire, il ne faut pas hésiter à négocier avec le prestataire ou de mettre plusieurs professionnels en concurrence.
Rendre l’événement inoubliable
Pour ancrer l’événement dans l’esprit des convives, l’organisateur d’événement doit impérativement insuffler de l’émotion dans son projet. Pour cela, il peut se servir de la décoration ou de la mise en scène. Il peut aussi jouer sur les présentations des intervenants ou sur l’animation. À noter que pour les entreprises les plus prescriptrices en la matière, les animations mêlant marketing et haute technologie ont le vent en poupe.
Que ce soit pour une conférence, un séminaire d’entreprise, un salon professionnel ou une soirée de société, il faut une décoration qui laissera aux invités un souvenir impérissable. Les espaces qui drainent le passage doivent être décorés en priorité : entrée, buffet, estrade, stand, etc.
Côté animation, il est important de proposer des activités qui intéressent les convives. L’organisateur doit donc bien choisir les intervenants et les animateurs.
Communiquer sur son événement
Une fois que tout est organisé, il ne reste plus qu’à lancer la communication pour donner aux invités l’envie de venir. Lorsque l’on souhaite organiser un événement avec une forte composante digitale, ce peut être une bonne idée de créer un site dédié.
Il est aussi possible de créer une landing page, d’expédier des newsletters ou des invitations sur papier ou numériques. Les réseaux sociaux sont un bon moyen de communiquer sur l’événement. L’organisateur peut également réaliser un communiqué de presse ou un dossier de presse qu’il enverra à des médias soigneusement triés sur le volet.
Organiser un événement professionnel : en résumé
Pour résumer, organiser un événement professionnel constitue une mission à la fois enthousiasmante et ambitieuse, qui comporte néanmoins certaines contraintes et un haut degré d’organisation.
De même, un événement professionnel peut prendre plusieurs formes, comme les fameux séminaires d’entreprise. Pour mieux comprendre ce qu’est le séminaire d’entreprise, sa définition, son organisation et quelques conseils pratiques, ce peut être une bonne idée de consulter notre guide.
