Bonne nouvelle pour les organisateur·rice·s : même quand “tout est pris”, il existe une voie express. Depuis des années, j’applique une méthode simple, mémorisable et terriblement efficace pour dénicher des lieux disponibles alors que tout le monde a déjà “contacté tout le monde”. Son nom ? CARMIN. Six étapes concrètes pour obtenir des réponses rapides, fiables et… des dates !
C comme Cadrer un brief ultra clair 📝
Un lieu répond vite quand il comprend vite. La rédaction du brief doit permettre une décision dès la première lecture.
Critères à inclure
- Objectifs de l’événement
- Format : réunion, plénière, cocktail, dîner assis, soirée
- Capacités : assis / debout
- Dates et créneaux + marges
- Contraintes techniques : écran, scène, DJ, blackout, PMR
- Ambiance recherchée
- Budget cible (fourchette)
- Logistique : accès, transport, parking, livraisons
- 3 photos d’inspiration + déroulé simplifié
Règle d’or : un brief actionnable en 1 lecture multiplie vos réponses utiles.
A comme Aller vite et large ⚡
La vélocité bat la chance. Envoyez la demande le plus tôt possible à un nombre suffisant de lieux pertinents (capacité, budget, localisation). Préparez une liste de 20–40 cibles par type d’événement. Utilisez un e-mail maître + variables (nom du lieu, salle, quartier) pour personnaliser sans perdre de temps. 🚀
Astuce de pro : fractionnez vos envois en 2 vagues (A puis B) à 90 minutes d’intervalle. Vous restez rapide, tout en gardant du carburant si la première vague cale. Et n’oubliez pas : un lieu légèrement au-dessus du budget mais parfait logistique/ambiance vaut mieux que l’inverse.
R comme Rechercher intelligemment 🔍
Ne limitez pas votre radar aux 10 premiers résultats de Google. Multipliez les sources : plateformes spécialisées (Carmin, Kactus, SnapEvent, et consorts), annuaires locaux, cartes (requêtes “lieu événement”, “rooftop privatisation”, “salle séminaire + quartier”), et requêtes longues traînes (“espace industriel 200 personnes rive droite”).
Combinez critères dans vos recherches : “capacité 120 assis + loge + accès camion + Paris ouest”. Pensez secteur privé (galeries, ateliers, coworkings), lieux patrimoniaux et établissements éducatifs les week-ends. Plus le spectre est large, plus vous découvrez des pépites… souvent pas encore saturées.
M comme Maintenir la cadence de relance 📞
Relancez tout de suite les lieux contactés, sans attendre le budget. Objectif : sécuriser l’info de disponibilité avant la foule. Au bout de 2–3 heures (ouvrées), envoyez une courte relance : “Bonjour, confirmation de bonne réception de notre brief ci-dessous — avez-vous la dispo le [date] sur [espace] ?” Puis, si besoin, un coup de fil cadré de 3 minutes. 🔄
Règle d’or : demandez d’abord la dispo, ensuite seulement le chiffrage. Beaucoup de dossiers meurent d’attendre un devis pour une date de toute façon indisponible. En verrouillant l’info de dispo, vous réduisez le cycle de décision de plusieurs jours.
I comme Inventorier et suivre méthodiquement 📊
Sans suivi, la chance s’évapore. Listez tous les lieux interrogés dans un tableau (Excel/Sheets) ou suivez directement dans l’espace client de la plateforme utilisée. Colonnes indispensables : Nom du lieu, Contact, Capacité, Quartier, Dispo (O/N/Option), Fenêtre horaire, Fourchette budget, Statut (Envoyé / Relancé / Appel / Devis reçu), Date de relance, Notes (contraintes, plan B).
Colorisez les statuts (vert dispo, orange option, rouge non) et triez par “probabilité rapide”. Cette visualisation évite les doublons, sécurise les relances et rend vos arbitrages limpides pour le client.
N comme Négocier et lire entre les lignes 🤝
Voici le “vrai secret”. Un non n’est pas toujours un non. Parfois le lieu n’a pas compris le besoin (“dîner assis” vs “cocktail dînatoire”), ou bien la “non-dispo” cache une option non confirmée. Creusez avec 3 questions : 1) “La non-dispo est-elle liée à un événement confirmé ou à une option ?” 2) “Avez-vous une autre salle/combinaison d’espaces qui conviendrait à [X] personnes ?” 3) “Quelles dates voisines seraient possibles (J-1/J+1, décalage horaire) ?”
Négociez créativement : passage dîner assis → cocktail, scinder l’événement (plénière dans A, soirée dans B), privatisation partielle, fin 23h au lieu de 2h, ou réallocation du budget technique vers la salle. Montrez que vous savez résoudre des contraintes ; les lieux adorent travailler avec des équipes qui facilitent au lieu de compliquer.
Cas pratique express 🧩
Brief : 180 pers., cocktail + dancefloor, DJ, Paris intra-muros, jeudi dans 4 semaines, budget 22–28 k€ tout compris. Résultat avec CARMIN : 34 lieux ciblés, 2 vagues d’envoi, 24 réponses en 48h, 5 dispos fermes, 3 options. Gagnant final : un espace initialement “indisponible” car option posée — disponibilité libérée après relance + ajustement horaire (19h–23h30).
Mini-checklist opérationnelle ✅
- Brief clair, complet, actionnable en 1 lecture
- Envois rapides en 2 vagues personnalisées
- Recherche multi-sources et longues traînes
- Relances immédiates pour confirmer la dispo
- Tableau de suivi ou espace client bien tenu
- Négociation/lecture fine des “non” et des options
Appliquez ces six réflexes et vous transformerez la chasse au lieu en processus maîtrisé — fluide pour vous, rassurant pour votre client, et apprécié par les équipes de lieux.