Méthode CARMIN : trouver un lieu disponible même quand tout est complet
Trouver un lieu disponible en pleine haute saison, c’est comme décrocher une table dans un resto complet un samedi soir 🍽️. La différence ici, c’est que la table est votre salle d’événement. Il y a une méthode éprouvée pour y arriver 🎯.
CARMIN est une méthode en six étapes simples et rapides. Elle vous aide à trouver des lieux disponibles, même quand on dit que c’est impossible.
Même quand « tout est pris », il existe une voie express. Depuis des années, j’applique cette méthode CARMIN pour obtenir des réponses rapides, fiables et des dates en béton. 🎯
C comme Cadrer un brief ultra clair 📝
Un lieu répond vite quand il comprend vite. La rédaction du brief doit permettre une décision dès la première lecture.
- Objectifs de l’événement
- Format : réunion, plénière, cocktail, dîner assis, soirée
- Capacités : assis / debout
- Dates et créneaux + marges
- Contraintes techniques : écran, scène, DJ, blackout, PMR
- Ambiance recherchée
- Budget cible (fourchette)
- Logistique : accès, transport, parking, livraisons
- 3 photos d’inspiration + déroulé simplifié
A comme Aller vite et large ⚡
La vélocité bat la chance. Envoyez la demande le plus tôt possible à un nombre suffisant de lieux pertinents. Préparez une liste de 20–40 cibles par type d’événement et utilisez un e-mail maître personnalisé 🚀.
Astuce de pro : fractionnez vos envois en 2 vagues (A puis B) à 90 minutes d’intervalle. Cela garde de la réactivité et une marge de manœuvre. Un lieu légèrement au-dessus du budget mais parfait logistique/ambiance vaut mieux que l’inverse.
R comme Rechercher intelligemment 🔍
Dans un marché saturé, on parle de lieux « complets ». Mais ils ne le sont pas en réalité, enfin pas de manière figée. Pour cela, nous croisons plusieurs sources en temps réel. Cela nous permet d’identifier les désistements de dernière minute et de repérer les lieux qui ne sont pas sur les plateformes.
Grâce à une analyse fine des disponibilités et des alternatives proches, il devient possible de proposer des options auxquelles on ne pense pas. Cela inclut :
- des espaces atypiques,
- des partenaires de confiance qui ouvrent des créneaux
- des conditions flexibles négociées en direct.
C’est cette vision élargie, alliée à des outils technologiques performants, qui transforme un calendrier plein en une véritable opportunité.
Astuce de pro : Ne limitez pas votre radar aux 10 premiers résultats Google. Multipliez les sources : plateformes spécialisées (Carmin, Kactus, SnapEvent), annuaires locaux, requêtes longues traînes (“espace industriel 200 personnes rive droite”).
M comme Maintenir la cadence de relance 📞
Maintenir la cadence de relance, c’est jouer la carte de la vitesse. Dans un contexte où les lieux se remplissent à vue d’œil, attendre la validation du budget revient souvent à se faire doubler. Relancer vite permet ainsi de sécuriser une option avant que d’autres ne bloquent la date.
L’objectif n’est pas de discuter des tarifs, pas encore. Il s’agit plutôt d’obtenir la certitude que l’espace est encore disponible. Cette réactivité crée un avantage concurrentiel décisif et évite de repartir de zéro faute de rapidité.
Astuce de pro : Un mail court après 2–3 heures, puis un appel de 3 minutes suffisent 🔄.
I comme Inventorier et suivre 📊
Inventorier et suivre, c’est poser les bases d’une méthode claire et imparable. Un tableau simple sous Excel ou Sheets devient votre tableau de bord où chaque lieu contacté y est enregistré avec ses infos clés. Cette rigueur évite les doublons, limite les oublis et permet de comparer rapidement les options.
Voici les colonnes minimum pour garder la vision globale :
- Nom
- Contact
- Capacité,
- Localisation et quartier,
- Disponibilité,
- Budget,
- Statut,
- Date de relance
- Notes supplémentaires.
Astuce de pro : En centralisant tout, on gagne en efficacité et on garde la trace des échanges, même plusieurs semaines plus tard. Résultat : une décision plus rapide et mieux argumentée.
N comme Négocier et lire entre les lignes 🤝
Négocier et lire entre les lignes, c’est savoir décoder un refus apparent. Un “non” n’est, en général, pas définitif. En effet, cela peut cacher une option non confirmée ou un malentendu. Derrière, il s’y cache souvent une option en attente, une salle alternative ou un créneau voisin. Plutôt que de s’arrêter à la première réponse, il faut creuser avec trois questions simples :
- Est-ce lié à une option ?
- Y a-t-il une autre salle ?
- Quelles dates voisines sont possibles ?
Résultat : Cette approche ouvre des portes et montre au lieu votre flexibilité. Elle permet aussi de détecter des opportunités que d’autres, moins persévérants, laisseront filer.
Cas pratique express 🧩
Brief : une soirée cocktail + dancefloor pour 180 participants au sein de Paris (intra-muros) pour jeudi dans 6 semaines. Le budget du client est de 22 à 28 K€.
Résultat avec CARMIN : 24 lieux ciblés, 12 réponses en 48h, 4 dispos fermes et 2 options.
Gagnant final : un espace libéré après relance et ajustement horaire (19h–23h30).
Mini-checklist opérationnelle ✅
- Brief clair et actionnable en 1 lecture
- Envois rapides en 2 vagues personnalisées
- Recherche multi-sources et longues traînes
- Relances immédiates pour confirmer la dispo
- Tableau de suivi bien tenu
- Négociation et lecture fine des “non” et des options
Appliquez ces six réflexes et vous transformerez la chasse au lieu en processus fluide, rassurant pour le client et apprécié des lieux.
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