Organiser un événement pour ses clients

L’élaboration d’un plan de communication est essentiel : il s’agit de réfléchir aux actions à mettre en place afin de réussir au mieux vos objectifs fixés quant à l’évènement en question. Encore faut-il savoir si cet évènement sera interne (avec vos collaborateurs) ou externe (avec vos clients et/ou prospects).

Nous vous aidons à y voir plus clair.

Séminaires d’entreprise, team building : on est sûr que ces mots vous parlent. Alors que les évènements internes, ou corporate, sont plus courants, il ne faut pas en oublier les évènements clients. 

Car chouchouter ses collaborateurs est aussi important que chouchouter ses clients.

Un événement d’entreprise, pour qui ?

Evénement interne

Invitez vos collaborateurs et partenaires

Evénement externe

Invitez vos clients et prospects potentiels

Constituée comme un guide, cette page vous aidera à y voir plus clair et vous donnera toutes les clés pour un événement client réussi.

Tout savoir sur les événements de communication externe

C’est quoi la communication externe d’une entreprise ?

Toute communication externe désigne l’ensemble des actions de communication adressée à un public externe. Il s’agit des personnes auxquelles vous souhaitez vous adresser afin de vendre votre produit ou prestation, enfin bref, vos clients. Vous serez donc là dans une intention commerciale.

Elle doit être réalisée selon la politique de communication, ou stratégie de communication, définie par l’entreprise, retraçant les objectifs et enjeux de celle-ci. C’est au sein de cette stratégie globale que vous allez devoir définir un plan de communication global. 

Pour chaque objectif, ce dernier retrace la manière dont vous allez vous adresser à vos cibles : 

• Choix des canaux de communication selon la ou les cibles(s), 
• Elaboration des messages, 
• Définition des moments de diffusion les plus opportuns, 
• Etc.

Quels sont les types de communication commerciale ?

Vous allez devoir envisager plusieurs formats :

• La communication print : flyers, magazines, affichage, etc.
• La communication digitale : site web, réseaux sociaux, etc.
• La communication évènementielle

Organiser un évènement est encore ce qui fonctionne le mieux car c’est ce qu’il y a de plus direct. Avec du print et du digital, vous espérez que votre cible tombe sur votre message, puis qu’elle y soit intéressée pour finalement qu’elle réalise une action. 
En événementiel, vous sautez une étape et vous vous adressez directement à eux : vous pouvez les éblouir avec votre solution que vous allez présenter face à eux. Détaillez, argumentez, réagissez selon leurs réactions, mettez leur le produit en main, etc.

Pourquoi réaliser un événement commercial ?

Pour chouchouter vos clients ! Plus précisément, il peut y avoir de nombreuses raisons, que voici : 

• Générer davantage de notoriété : il s’agit de donner plus de visibilité à votre entreprise. Rien qu’à travers la communication autour de l’évènement, plus de personnes vous connaîtront.
• Générer une image positive : l’image de l’entreprise consiste en la perception positive de celle-ci, au moins aux yeux de votre cible.
• Fédérer : Vous allez échanger, partager des moments clés et créer du lien. Selon la satisfaction des convives et les liens créés grâce à l’évènement, vous les ferez ainsi adhérer à votre solution, vos valeurs, votre communauté, etc.
• Récompenser : Remerciez vos meilleurs clients.
• Fidéliser : Puis faites en sorte qu’ils reviennent !

Qui inviter à un événement commercial ?

Vos clients, bien sûr. Mais ce n’est pas tout : 

• Votre cible : Les personnes susceptibles d’acheter votre solution. Il peut s’agir de personnes connaissant votre entreprise ou pas, ou encore de personnes ayant déjà réalisé une interaction avec vous (newsletter, réseaux sociaux, etc) ou pas.
• Les prestataires et partenaires : Ceux qui peuvent travailler avec vous de loin ou qui peuvent vous rapporter, directement ou non, du business et qui sont dans votre réseau professionnel.
• Les médias : Pensez à inviter la presse pour faire parler de vous, même après l’évènement.
• Des experts sur la thématique : Si votre événement vise à partager des connaissances ou à discuter d’un sujet en particulier, vous pouvez inviter des experts du domaine pour animer des sessions de formations ou tout simplement des discussions.
• Et bien sûr des parties prenantes importantes de votre entreprise. Vous n’allez pas tenir l’événement tout seul ! Vos employés seront d’excellents représentants.

Selon le type d’événement que vous allez organiser, différents publics pourront être invités. En événementiel, la définition des objectifs de l’événement est primordiale pour bien choisir ses convives.

Quand réaliser un événement commercial ?

On attend souvent le bon moment, la bonne raison de. Vous n’êtes pas obligés de vous prendre la tête, réaliser tout simplement une soirée annuelle serait une très bonne idée.

Ou sinon, les cas suivants sont très opportuns pour inviter vos clients et parties externes. On vous explique :

Lancement de produit

Faites découvrir ce fameux produit à vos clients, présentez ses innovations, les challenges de sa conception, etc.  C’est un très bon moyen de les fidéliser.

Inauguration de locaux

C’est très sûrement symbolique pour vous, de deux manières différentes. 

• Cela peut annoncer un ancrage dans vos valeurs : implantations régionales de nouveaux bureaux et locaux pour plus de proximité ou encore nouveaux locaux plus écologiques.
• Cela peut annoncer le début d’un renouveau : déménagement pour des locaux plus grands et l’accueil de nouvelles équipes, etc.

L’organisation d’événements peuvent donc être l’occasion de présenter votre nouveau lieu de travail mais aussi votre fonctionnement, les méthodes employées, vos produits ou services, etc.

Anniversaire d’entreprise

C’est la meilleure façon de reconnaître l’importance de leur rôle dans le succès de votre entreprise. De plus, en montrant que vous les appréciez tout particulièrement vous renforcerez leurs liens de fidélité envers vous.

Vous pourrez revenir sur vos réalisations, vos réussites voire même vos échecs au fil des ans, puis présenter vos nouveaux produits et quelques évolutions à venir.

Fêter un départ

Si votre entreprise est très centrée sur l’humain et a une relation client forte, le départ du patron, régnant depuis 30 ans la boîte, est l’occasion d’inviter vos clients et partenaires. Si c’est une personne plus ou moins connue et appréciée par ces pairs, vos invités seront sûrement contents de lui dire au revoir.

Commencer une nouvelle période clé

Vous venez de recevoir une certification attestant vos valeurs ? De vous lancer sur un nouveau marché ? D’effectuer un nouveau partenariat ? De réussir votre campagne de financement ?

Si vous venez de réussir quelque chose ou bien qu’une nouvelle période clé commence pour votre entreprise, annoncez-le à vos clients. Après tout, ils sont la raison de vivre de votre entreprise et c’est grâce à eux que vous en êtes là !

Pour résumer, organiser un événement de communication externe, ou événement commercial, présente de nombreux avantages. Ce sont des occasions idéales pour affirmer vos valeurs et montrer qui vous êtes mais aussi remercier vos clients.

Quelles retombés espérer d’un événement client ?

Une meilleure image de marque (perception positive)

En affirmant vos valeurs

Plus de confiance et de fidélisation

En remerciant et en récompensant vos clients

Des opportunités de collaboration

Grâce au réseautage

Passons maintenant à l’action !

Comment organiser un événement professionnel externe ?

Comment organiser un événement client impeccable ?

En événementiel, la réussite de tout événement professionnel dépend de nombreux facteurs comme la planification, l’organisation, la communication, l’engagement et l’exécution. 

Nous vous livrons ici quelques conseils pour vous aider à mener un événement à la perfection : 

1- Définir les objectifs de l’événement

Comme nous venons de le voir, il y a de nombreuses raisons d’organiser un événement. Il est à vous de réfléchir à ce que vous souhaitez atteindre, à travers cet événement à visée commerciale. Quelles retombées voulez-vous ? 

Il peut aussi s’agir de générer de nouveaux prospects. En effet, les canaux de communication, déterminés lors du plan de communication, vont surement vous permettre d’atteindre le plus grand nombre de cibles.

Tout l’événement va découler de cela : le nombre de personnes, le lieu, les animations éventuelles, etc. Vous planifierez ensuite l’événement en conséquence.

2- Planifiez en avance

Il y a de nombreuses choses à anticiper pour l’organisation d’un événement client. S’y prendre en avance est primordial pour sa réussite.

Chez Carmin, nous vous recommandons de commencer par établir une liste de tâches ainsi qu’un calendrier pour les activités de l’événement. Tenez bien compte de chaque détail, du lieu de l’événement client aux fournitures nécessaires. 

De plus, le calendrier doit contenir le temps de promotion de l’événement auprès des clients potentiels.

Pour cela, il est préférable d’organiser une réunion avec le personnel concerné. Cela permettra de générer un maximum d’idées et de déterminer la liste des choses à faire.

3- Communiquez avec vos clients

Pas d’événement sans communication. Assurez vous de les informer assez tôt, pour être sûr qu’ils soient disponibles. Pour cela, des canaux de communications appropriés peuvent être l’email, les réseaux sociaux, les appels téléphoniques ou encore les invitations personnelles.

Pensez à leur envoyer des rappels à quelques semaines de l’événement puis quelques jours avant.

4- Engagez vos clients

Le jour J est arrivé. Lors de cet événement client, faites-les participer. Offrez leurs des opportunités de participer et de donner leur avis. 

Par exemple, vous pouvez organiser des sessions de questions réponses, des sondages en direct, des activités de groupe ou bien des démonstrations de produits. A vous de choisir ce qui est le plus pertinent par rapport aux cibles et aux objectifs de l’événement.

5- Assurez vous de l’exécution

Pour que l’événement se passe à merveille le jour J : 

• Coordonnez toutes les activités, 
• Disposez suffisamment de personnel pour répondre aux besoins des clients,
• Disposez des équipements nécessaires fonctionnels,
• Pensez à établir un plan d’urgence en cas de besoin.

En suivant ces conseils, vous maximiserez les chances de réussite de votre événement client. N’oubliez pas que chaque événement est unique, alors adaptez-vous aux besoins de vos clients et de votre entreprise pour faire de votre événement externe une réussite.

En événementiel, faire en sorte que son événement client soit atypique est une des clés pour y obtenir par la suite les retombées désirées. La convivialité et le relationnel en sont les autres clés.

Pour finir, envoyez leur un mail de remerciement avec quelques photos, quelques jours après. Cela leur fera très plaisir.

Comment rendre un événement commercial attractif ?

Prendre en compte les intérêts du public cible est pour cela primordial. 

Cependant, voici tout de même quelques pistes : 

• Offrez une expérience unique, mémorable et atypique : Démonstration de produits en direct, activités interactives, concours, performances artistiques, spectacles, etc.
• Proposez des avantages exclusifs : Remises spéciales, échantillons gratuits, consultations gratuites, cadeaux personnalisés, etc.
• Soyez créatif avec la nourriture et les boissons : options créatives dans votre menu ou encore des cocktails uniques et personnalisés.
• Créez une ambiance adaptée : grâce à une musique adaptée au thème de votre événement ainsi que des éclairages et décors qui créeront une atmosphère appropriée.
• Utilisez les réseaux sociaux pour promouvoir votre événement : Utilisez des hashtags pertinents, des vidéos et des images pour donner un aperçu de ce que vos clients peuvent attendre de votre événement.

Quelques idées pour votre événement commercial

Bateau OVK

Situé face à la Cité de la Mode et du Design, ce bateau parisien peut accueillir vos soirées professionnelles jusqu’à 250 personnes. Son rooftop, son restaurant et son niveau inférieur permettent de réaliser l’évènement selon votre goût.

Le Comptoir Général

C’est au fond d’une cour du Canal Saint-Martin dans le 10e que le Comptoir Général vous accueille. Ce vaste bar/restaurant de 750 m² vous permet de réaliser vos événements : séminaires, conventions, réunions professionnelles…

Palais de la Bourse Lyon

Le Palais de la Bourse vous ouvre ses portes dans un espace événementiel au cœur de Lyon. Un lieu d’exception ancré dans le patrimoine, avec son parquet en chevrons et ses moulures dorées et ses verrières pour mettre en lumière tous vos événements.

Ce ne sont là que quelques idées de lieux que nous pouvons vous proposer pour accueillir votre événement commercial. En effet, notre plateforme Carmin propose plus de 4000 lieux et prestataires partout en France et en Europe.

A l’inverse, nous vous invitons à consulter notre article sur les 14 conseils pour réussir un événement de communication interne.