Définition de l’événementiel : un secteur aux multiples facettes

L’événementiel vous intéresse mais vous ne savez pas par où commencer ? Cette page vous aidera à mieux comprendre ce secteur.

Découvrez ce qu’est le secteur événementiel, les types d’évènements possibles ainsi que le rôle et les services d’une agence évènementielle. Vous connaîtrez ainsi les avantages de faire appel à un professionnel pour votre prochain évènement.

Ainsi, l’évènementiel et la gestion d’évènements n’auront plus de secrets pour vous !

Qu’est-ce que l’événementiel ?

L’événementiel consiste à créer et organiser des évènements de tous types. Par exemple, il peut s’agir d’une conférence, d’un mariage, d’un festival, d’un salon professionnel, d’une cérémonie d’ouverture.

Dans l’univers de l’événementiel, chaque soirée prend vie à travers une fusion de lumières, de rythmes entraînants et de sourires. Car il ne s’agit pas simplement d’un rassemblement. Pour l’agence organisatrice, l’enjeu est davantage de créer une réelle expérience à part entière.

L’événementiel offre une scène propice pour raconter une histoire captivante, où chaque détail, de la décoration aux performances artistiques, s’harmonise pour transporter les participants dans un voyage immersif et leur permettre de vivre une expérience qui restera gravée dans leurs mémoires.

Ces expériences donnent alors vie à des des idées et des rencontres, transformant des moments éphémères en moments impérissables. Elles deviennent ainsi mémorables pour les participants.

Mais tout cela nécessite une gestion de projet assez conséquence. En effet, de nombreux éléments sont à prévoir quant à l’organisation et la coordination d’un évènement. Il peut s’agir de présentations de qualité, d’activités interactives, de divertissements, d’éléments de branding, de services de restauration, d’un matériel de qualité, etc. C’est donc toute une constellation de prestataires associés qui gravitent autour des organisateurs.

Quels sont les types d’évenements professionnels ?

En entreprise, il peut s’agir d’évenements externes ou bien internes. En effet, elles peuvent organiser des évenements pour leurs clients ou leurs collaborateurs. Selon le cas, les objectifs et le déroulé de l’événement en question diffèreront.

Les évenements d’entreprise les plus courants sont :

• Les activités de team building
• Les soirées annuelles
• Les fêtes du personnel et fêtes de fin d’année
• Les foires commerciales, expositions et salons
• Les réunions, séminaires et ateliers pour des participants internes ou externes
• Les dîners et réceptions d’accueil
• Les annonces de produits, congrès et conférences de presse
• Les animations ponctuelles sur un point de vente

Pour vous aider à choisir l’évènement qu’il vous faut, voici une petite aide ci-contre.

Cependant, sachez que les entreprises ne sont bien sûr pas les seules à organiser des événements, il peut s’agir des collectivités ou encore des associations par exemple.

Quel évènement faire pour mon entreprise ?

Soirée professionnelle

Image de marque, bien être

Séminaire d’entreprise

Image de marque, communication interne, cohésion d’équipe, motivation, bien être

Conférences et réunions

Formation, communication interne, productivité, motivation

Team building

Cohésion d’équipe, motivation, productivité, bien être

Le rôle des agences événementielles

L’agence événementielle est un partenaire dont l’activité principale est l’organisation d’événements pour les entreprises, avec leurs partenaires ou collaborateurs. Cette équipe polyvalente est un véritable orchestre, réalisant des événements « sur mesure » et co-construits avec l’annonceur.

L’événementiel repose sur l’efficacité et la coordination d’une équipe dévouée, travaillant de concert pour donner vie à des expériences mémorables et garantir le succès de chaque événement. Son objectif est que tout se déroule sans accroc(s).

Les agences événementielles vous apportent la meilleure solution possible, afin de vous livrer un événement clé en main, du début à la fin :

Avant toute collaboration, assurez-vous que l’agence événementielle comprenne les objectifs et attentes de votre événement. Vous devez communiquer vos objectifs de la manière la plus efficace possible.

Ces derniers peuvent concerner vos ressources humaines ou votre management. Donnez au planificateur une idée des émotions que vous aimeriez qu’il suscite chez les participants ainsi que l’ambiance que vous souhaitez créer.

De plus, une responsabilité de taille incombe au professionnel qualifié que vous engagez pour l’organisation de votre événement professionnel d’entreprise. En effet, le chef de projet s’assurera du suivi et de la bonne réalisation de ce qui a été prévu. Un ordre rigoureux doit être maintenu dans chaque aspect de l’événement.

De plus, l’agence en question sera responsable de la sécurité des personnes présentes lors de l’événement et les éventuels incidents techniques.

L’organisation du secteur évènementiel

Comment est structuré le secteur événementiel ?

Le secteur événementiel est composé de trois principales entités :

• Les annonceurs : Ce sont les entreprises disposant d’un projet événementiel à réaliser, pour leurs collaborateurs ou leurs prospects.
• Les agences événementielles : Ils sont spécialisés dans l’organisation de A à Z de réunions, conférences et autres évènements. Pour se faire, elles doivent s’accompagner de nombreux prestataires.
• Les prestataires : Ils sont appelés lors des événements pour remplir des fonctions précises et souvent essentielles à la logistique du projet (traiteur, sonorisation, etc). Ils sont essentiels pour la satisfaction des participants. En effet, lors d’un évènement sophistiqué, un menu exquis conçu avec soin ravit les convives et contribue à une expérience mémorable.

Enfin, notez aussi que le secteur s’étend aux professionnels des loisirs et du divertissement, dont font partie par exemple les fournisseurs d’animation ou de spectacle.

Comment annonceurs, agences et prestataires interagissent ensemble ?

1- L’annonceur rédige le brief de l’événement qui doit contenir les objectifs de l’événement. Il doit ensuite le fournir aux agences événementielles.

2- A partir du brief, elles y répondent en créant un programme qui s’appuie sur différents prestataires nécessaires (traiteur, technique, animation, lieux…).

3- Une fois le programme validé, l’agence s’occupe des différentes réservations nécessaires et de toute la coordination que cela implique. Elle peut être présente durant l’événement en question.

4- A la fin de l’événement, nous recommandons d’effectuer son suivi. Les données nécessaires sont alors analysés sur plusieurs périodes, en fonction des objectifs fixés. Cela peut aussi impliquer l’évaluation du retour sur investissement (ROI), c’est-à-dire la rentabilité de l’événement par rapport à son coût.

Quels sont les clés de la réussite dans le secteur événementiel ?

Il existe 6 points qui font le succès des événements d’entreprise :

• Pertinence : Pour attirer et satisfaire le public cible, le concept doit répondre aux objectifs fixés. De plus, il doit offrir une valeur ajoutée aux participants.
• Qualité de l’accueil et du service : Cela englobe divers aspects, tels que l’amabilité et la disponibilité du personnel, la gestion efficace des inscriptions et des arrivées, la réponse rapide aux demandes des participants et la résolution proactive des problèmes. Une attention particulière doit être accordée à chaque détail pour offrir une expérience agréable.
• Réactivité : Elle est très importante puisque les besoins et les circonstances peuvent évoluer rapidement. Une communication événementielle fluide et une bonne organisation et une bonne planification permettent de s’adapter rapidement, de prendre des décisions éclairées et de résoudre les problèmes efficacement.
• Originalité : Se démarquer permet aussi de créer une expérience mémorable. En effet, les participants recherchent constamment de nouvelles expériences. En proposant des concepts créatifs, des activités interactives, des formats d’événements uniques et des éléments surprenants, on peut captiver l’attention des participants et lui offrir quelque chose d’inédit.
• Contenus : Il peut s’agir des présentations, des discours, des ateliers, des activités interactives, ou simplement des signalétiques le jour J permettant une navigation fluide sur le ou les sites en question. C’est là le cœur de l’expérience événementielle. Pour cela, une orthographe irréprochable contribuera à l’image professionnelle et soignée d’un événementiel réussi.

La communication événementielle en entreprise

Un événement est une action de communication (physique) à part entière. Cependant, il faut aussi assurer sa communication pour amplifier sa réussite. Pour cela, assurez-vous de choisir le média pertinent, que ce soit sur les réseaux sociaux ou bien des médias plus traditionnels.

Les événements ont pour objectif de faire réaliser à l’entreprise un retour sur investissement (ROI) en termes :

• De rétention de ses talents et de motivation des collaborateurs s’il s’agit d’un événement interne.
• De fidélisation de ses clients et d’exploration de nouvelles réalisations, s’il s’agit d’un événement client.

Le ROI d’un évènementiel, définit comme le retour sur investissement d’une campagne, est en général calculé par rapport aux coûts directs et indirects matériels et immatériels en rapport avec l’organisation d’un événement.

R.O.I : Return On Investment

(Gain ou perte de l’évènement – coût de l’évènement) / Coût de l’évènement

L’efficacité de votre évènement se mesure en pourcentage. Son résultat est interprété comme suit :

• Gain : % positif
• Perte : % négatif

L’événementiel : un secteur économique important

Le marché mondial des événements représente à ce jour 670 milliards d’euros :

• 4% du marché est constitué de conférences et de réunions. Ces dernières génèrent un chiffre d’affaires de 26 milliards d’euros. Le secteur des conférences est d’ailleurs en croissance constante depuis 30 ans.*
• L’Europe constitue 29% des revenus du tourisme d’affaires dans le monde, ce qui représente environ 900 milliards de dollars.
• Le marché de l’événementiel en France représente 3,7 milliards d’euros, ce qui n’est pas loin de l’Allemagne (4 milliards d’euros) et du Royaume-Uni (5 milliards d’euros).

La dimension économique des événements est importante pour plusieurs raisons :

• Le chiffre d’affaires du marché de l’événementiel en France a cru de 28% depuis 2006.
• Ce sont 27 000 Français qui ont un emploi dans le secteur.

En résumé, le secteur de événementiel a connu une croissance rapide en Europe au cours des dix dernières années. Il représente désormais 3,3 % du PIB de l’UE, soit un peu moins de 100 milliards d’euros.

Le secteur événementiel : un vecteur d’emploi

Le secteur événementiel est une source importante d’emplois dans l’Union Européenne. Il a en effet généré 2,9 millions d’emplois en 2016. Parmi les travailleurs du secteur, on trouve :

• Des répondants et organisateurs d’enquêtes (63%)
• Un grand nombre d‘experts en relations publiques (20%)

En France, une grande partie des événements se déroulent à Paris ou en région parisienne.

Comment travailler dans l’événementiel ?

L’événementiel offre une grande variété de métiers différents.

Pour travailler dans l’événementiel, il n’y a pas de cursus unique prérequis. Cependant, ce secteur est disponible pour tout le monde ayant une formation ou expérience dans la communication, la gestion de projet ou encore le tourisme.

Pour les étudiants cherchant une orientation et un emploi dans ce secteur, ces études sont à privilégier.

Les qualités des candidats sont aussi essentielles aux métiers de l’événementiel.

En effet, il est fortement recommandé de pouvoir s’adapter rapidement, de savoir gérer son stress, d’être à l’affût de toute actualité associée et d’avoir le sens de l’organisation. La culture du domaine évènementiel peut aussi être un critère.

La qualité essentielle se résume certainement par cet adjectif : la créativité.

De plus, préférez la région parisienne. En effet, la région Ile de France offre une variété de lieux emblématiques et de possibilités. De plus, une multitude d’option de transports, d’infrastructures et de prestataires talentueux sont disponibles en Ile de France.

La digitalisation de l’événementiel

Avec l’essor de la visioconférence, les événements digitaux se sont multipliés. Plus besoin de rassembler son équipe à Paris, Marseille ou Bordeaux. En effet, les participants se connectent à une solution de streaming depuis leur domicile.

L’événementiel moderne intègre des outils technologiques avancés tels que les applications mobiles, la réalité virtuelle ou encore les systèmes de navigation interactifs. Ils offrent ainsi aux participants une expérience personnalisée et guidée tout au long de l’événement.

Ces technologies permettent de favoriser l’immersion des participants et créer de l’interaction durant l’événement. En amont, elles permettent aussi d’optimiser sa visibilité.

Toute agence doit ainsi rester à la pointe de ces nouvelles pratiques afin d’assurer le succès des événements qu’ils organisent.

En effet, être en capacité de proposer des animations interactives et connectées lors des événements donne un avantage certain aux organisateurs, que ce soit en terme de visibilité que de notoriété. Les événements organisés avec des outils digitaux sont également plus facile à évaluer.

De fait, les performances des événements peuvent êtres enregistrées grâce à des outils de monitoring. Cela permet de mieux quantifier le retour sur investissement d’un événement.

Les problématiques RSE dans l’événementiel

Faire preuve de mesure et évaluer l’impact environnemental et social de l’événementiel fait de plus en plus sens à une époque où ces sujets sont particulièrement scrutés par les milieux professionnels et par le grand public.

Comme c’est le cas dans de nombreux secteurs, l’événementiel se doit de prendre en compte de nombreux paramètres humains et environnementaux. L‘impact carbone d’un rassemblement professionnel, le bien-être des participants comme des personnes chargées du bon déroulement de l’événement constituent des questions essentielles à l’évolution du secteur.

Ainsi, on assiste à des évolutions de forme comme de fond. Toute agence d’événementiel se doit alors de répondre aux attentes des annonceurs comme à celles du grand public. En effet, un événement n’est pas seulement une occasion de valoriser l’activité de son entreprise, il s’agit d’un moment de rencontre et d’échanges.

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*source : IAPCO