Comment fonctionne une agence événementielle ? 

Après avoir abordé le rôle de l’agence événementielle en tant qu’organisateur d’événement, il est temps de découvrir l’envers du décor, et donc son fonctionnement. Pour résumer, ses membres travaillent de concert à la satisfaction d’un client dans l’accomplissement de ses projets d’événements.

Cette page vous renseignera sur :

• Ce que fait une agence d’événementiel et ses composantes,
• Comment elle peut vous aider ?
• Quels sont les avantages d’une telle collaboration ?

Des événements pour les professionnels et organisés par des professionnels

Une agence d’événementiel est en charge d’organiser des événements pour les entreprises, organismes et collectivités. Elle ne s’adresse pas aux particuliers et exerce son activité en BtoB.

Tout d’abord, elle s’occupe de tout l’événement de A à Z. En effet, elle a la charge de louer la salle de réception, elle vous conseille quant à la direction artistique à opérer par rapport à vos objectifs et s’occupe de toute a logistique inhérente (invités, déplacements, prestataires, animations).

De plus, elle s’occupe aussi de toute la programmation, des activités et des animations. Elle peut aussi être présente le jour J.

Ensuite, il existe 3 grands piliers d’une agence organisatrice d’evenements : location, production et parfois communication. Si vous n’avez pas le temps et les compétences nécessaires, disposer d’événements clés en main vous sera bénéfique.

Pour finir, des événements peuvent être réalisés en interne (entre collaborateurs) ou bien en externe avec les clients et/ou prospects. Plus précisément, il peut s’agir de soirée d’entreprise, de séminaires, de team building, de formations, de conférences de presse, de soirée de lancement, d’une inauguration de locaux ou encore de conventions.

Quel évènement faire pour mon entreprise ?

Soirée professionnelle

Image de marque, bien être

Séminaire d’entreprise

Image de marque, communication interne, cohésion d’équipe, motivation, bien être

Conférences et réunions

Formation, communication interne, productivité, motivation

Team building

Cohésion d’équipe, motivation, productivité, bien être

Les départements d’une agence d’événementiel

Le service commercial, la ligne directe des clients avec l’agence événementielle

Le premier contact avec une agence d’événementiel se fait souvent par le biais du service commercial. Son rôle est de démarcher, promouvoir et valoriser les événements et le rôle de l’agence d’événementiel.

Le commercial est le point de départ de la relation entre le client et l’agence. Il s’agit, en général, du premier interlocuteur que rencontre le client. Ainsi, le commercial réceptionne le brief et anticipe les éventuelles questions et détails.

Grâce à ces échanges, il s’assure que le brief et la demande du client soient en adéquation avec les activités de l’agence.

Ainsi, dès le premier contact, il peut orienter le client vers un chef de projet connaissant ses problématiques. Il s’assure aussi du bon suivi de sa demande.

La coordination entre le commercial et le chef de projet sont donc essentiels pour la bonne gestion de tout événement.

Les chefs de projet événementiel

Une fois le brief reçu, le chef de projet événementiel conçoit, en connaissance des contraintes, une prestation entièrement personnalisée. Pour cela, il utilise son large répertoire de prestataires et d’intervenants extérieurs.

Afin d’effectuer des propositions satisfaisantes et d’alimenter ce répertoire, il assure un travail régulier de veille sectoriel, s’alimentant des tendances et des évolutions techniques.

Son expertise lui permet ainsi d’accompagner ses clients dans leur arbitrage sur un large panorama de sujets, allant du lieu où l’événement se déroule, aux animations et services qui s’y associent.

Durant sa carrière, le chef de projet événementiel aura à charge d’organiser de nombreux événements très divers. Cela peut aller d’un simple cocktail jusqu’à une conférence de grande ampleur.

Pour ces événements comprenant de nombreux participants, le chef de projet événementiel devra unir ses forces avec d’autres cadres afin d’orchestrer ce qui peut représenter une organisation de taille, faisant appel à de multiples intervenants et prestataires.

Parmi les personnes avec qui le chef de projet est amené à travailler très fréquemment, les créatifs constituent des interlocuteurs clés afin de donner vie à l’événement. Parmi ceux-ci, le concepteur rédacteur et le scénographe occupent des rôles venant alimenter la proposition du chef de projet événementiel.

Le concepteur-rédacteur

Au sein d’une agence événementielle, le rôle du concepteur rédacteur est d’accompagner le travail des chefs de projet. Plus précisément, il met en place des dispositifs créatifs et innovants lors des événements et dans le cadre de leur communication.

Le concept d’un événement répond aussi bien aux objectifs de l’organisateur qu’à l’image de marque d’une entreprise. À ce titre, le concepteur rédacteur a pour mission de proposer un axe original pour le projet événementiel, tout en respectant les contraintes données par l’organisateur.

Son rôle de suivi s’étend des premières ébauches jusqu’à la valorisation, a posteriori, des contenus générés par l’événement.

De ce fait, la forme comme le fond des ambitions de communication de l’organisateur est amplifiée par le travail et la créativité du concepteur rédacteur.

Bénéficier du regard d’un concepteur rédacteur permet ainsi aux agences événementielles de proposer un axe de traitement de l’événement pour de nombreux types de supports.

Qu’il s’agisse de publications sur les réseaux ou d’affichage public, le concepteur rédacteur est un créatif polyvalent, prêt à s’adapter aux canaux de diffusion choisis par l’organisateur.

Le Scénographe

Le rôle du scénographe est de proposer une mise en scène et un décor pour un événement. Entre directeur artistique et designer, son sens de l’image et sa vision permettent à l’événement de prendre une couleur et une teinte. Tout cela en cohérence avec les souhaits du client.

L’enjeu est donc de transposer l’univers de la marque à un espace éphémère. C’est dans ces fonctions que l’aspect sensoriel de l’événement est le plus mis en valeur.

Les scénographes sont d’ailleurs présents sur un large panel de types d’événements. Leurs missions peuvent s’inscrire dans le cadre d’une émission, d’une pièce de théâtre ou d’un concert. 

La ligne directrice de ce métier est donc d’imaginer une présentation d’exception, avec les contraintes posées par le lieu et par l’organisateur.

Ce rôle est d’autant plus crucial au vu de la place prépondérante que l’image a prise depuis deux décennies dans le panorama de l’événementiel professionnel. 

Il est en effet attendu d’une agence événementielle qu’elle soit capable de fournir un ensemble cohérent et visuellement captivant, afin d’assurer un travail de communication et d’exploitation de l’événement, même après que ce dernier ait eu lieu.

L’agence événementielle intégrée, pour une communication 360°

Alors que les premières agences d’événementiel se focalisent sur l’organisation logistique et le bon déroulement d’un événement, les problématiques liées à l’organisation d’un événement concernent dorénavant aussi bien la communication que la production de contenus, notamment sur les réseaux sociaux.

Une agence de communication se charge ainsi de l’élaboration et de la mise en place de la stratégie de communication inhérente à l’événement, réalisée selon votre objectif.

De ce fait, de nombreux organisateurs font appel à une agence de communication événementielle et de marketing pour compléter la prestation opérationnelle des agences d’événementiel. De même, certaines agences d’événementiel proposent des prestations 360° pouvant prendre en compte tous ces aspects. 

Les différents prestataires sont alors encadrés par le chef de projet événementiel qui affine la feuille de route en fonction des besoins de l’organisateur. Il s’agit ainsi d’une mise en perspective intéressante pour les agences d’événementiel.

Quelle est la valeur ajoutée d’un partenariat avec une agence événementielle ?

L’agence événementielle est avant tout un vivier de talents alliant à la fois rigueur et créativité. Savoir, en quelques mois, passer d’une ébauche à un événement d’entreprise concret et organisé tient d’une coordination millimétrée, faisant appel à de nombreux intervenants extérieurs. Cette orchestration implique également, comme c’est souvent le cas, de prendre en compte d’éventuels imprévus. 

À la créativité et à la rigueur, il faut donc ajouter réactivité et sang-froid comme qualités de choix pour briller dans un secteur exigeant mais hautement gratifiant.

Votre agence evenementielle, organise à vos côtés, un événement sur-mesure pour vous. Peu importe le type d’événement (soirée d’entreprise, séminaire, team building, etc), elle répond à vos besoins en mettant en exergue toute son expertise et son savoir faire.

Son objectif est de procurer aux participants une expérience positive et un événement mémorable.

Et comment fonctionne Carmin ?

Nous sommes Carmin, une agence en évènementiel qui se détache des contraintes des agences classiques. Notre plateforme carmin.io référence plus de 4000 lieux et prestataires en France et en Europe. La variété des prestataires et lieux proposés vous permet de rechercher et sélectionner vous-mêmes les lieux qui vous plaisent, offrant ainsi plus de liberté.

Tous les prestataires nécessaires au bon fonctionnement d’un événement sont présents : hôtels, lieux de soirée, salles de réunion, conférenciers et speakers, activités de team building, animations, etc.

Ainsi, vous pouvez choisir et effectuer les réservations en toute autonomie. Pour un événement plus personnalisé, bénéficiez de l’appui de conseillers événementiels.

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