Vous savez maintenant ce qu’on appelle une agence événementielle… Mais comment savoir laquelle choisir ?
Pour une conférence ou un séminaire, le nombre de variables peut devenir considérable. Vous devez prendre en considération de multiples domaines d’importance. Le lieu, la date et l’heure, le traiteur, la salle, etc… Comment gérer toutes ces pièces mobiles ?
Travailler avec une agence événementielle de confiance. Faire appel à une agence événementielle pour gérer l’ensemble de votre événement peut vous soulager de beaucoup de stress et vous aider à créer l’événement parfait.
Distinguer les différents types d’organisateurs d’événements
Les sociétés de gestion d’événements organisent tous les types d’événements, qu’ils soient privés ou d’entreprise.
L’organisation d’un événement est une opération complexe qui peut coûter beaucoup de temps et d’argent. Pour gagner du temps et de l’argent, il est possible de faire appel aux services d’une agence événementielle. Que fait un organisateur d’événements ? Comment choisir une bonne société d’organisation d’événements ?
Les agences d’organisation d’événements sont des entreprises spécialisées dans l’organisation d’événements privés ou d’entreprise. Ces professionnels s’occupent de toute la logistique et de la préparation d’un événement : recherche et réservation du lieu, restauration, animation (musicien, conférencier), décoration… Quels que soient votre budget, vos besoins et vos goûts, ils savent trouver la solution qui vous convient.
Ils proposent des services sur mesure en fonction de vos besoins : organisation complète de l’événement ou organisation partielle (event planning). Pour vous faciliter la vie, ils vous permettent de créer vos propres événements en ligne avec des plateformes. Ils mettent également à votre disposition un réseau de prestataires spécialisés dans l’organisation de tous types d’événements : séminaires, team–buildings ou soirée d’entreprise.
Les questions à poser à une entreprise d’événementiel lors de la première prise de contact
- Comment sont présentés vos budgets ?
Assurez-vous de comprendre comment l’agence présentera le budget. Le font-ils ligne par ligne ? Dispose-t-elle d’un modèle que vous pouvez utiliser pour votre propre budgétisation ?
Avez-vous un type d’événement dans lequel vous êtes spécialisé ?
Certaines agences se spécialisent dans certains types d’événements. Par exemple, chez Event Venues, nous sommes spécialisés dans les événements d’entreprise, les conférences et les séminaires. Il vaut la peine de demander si leur spécialité correspond à vos besoins.
- Avez-vous déjà travaillé avec une entreprise de notre secteur ?
Si l’agence a déjà travaillé sur des événements dans votre secteur, elle saura anticiper les éventuels problèmes. Elle pourrait même être en mesure de faire des recommandations sur la base de leurs expériences précédentes. S’ils n’ont jamais travaillé avec des entreprises de votre secteur, demandez-leur comment ils comptent aborder cette question.
- Pouvez-vous me fournir des exemples d’événements, gérés par votre agence, similaires à celui que nous souhaitons organiser ?
Cette question est très importante car elle vous montre notamment si l’agence a déjà de l’expérience. De même, c’est l’occasion de voir si le style d’événements de l’agence vous correspond.
Quel est le profil des collaborateurs de l’agence événementielle que vous voulez choisir ?
Plus l’agence est grande, plus son équipe de collaborateurs et d’employés est importante. L’agence événementielle que vous avez choisie doit pouvoir compter sur une équipe de collaborateurs compétents et expérimentés pour fournir un excellent service.
Pour être en mesure de fournir un service de qualité, l’agence doit également disposer de différents départements et donc de profils très variés. Vous pouvez alors bénéficier des compétences de différentes équipes et de professionnels spécialisés dans chaque domaine ou discipline (logistique, design, marketing, voyage…).
Les profils les plus courants rencontrés sur le terrain sont :
-Le chef de projet junior chargé d’assister les cadres supérieurs dans tous les aspects de la gestion et de la coordination des projets. Il est impliqué dans la création et le développement de toutes les étapes d’un événement.
– Le chef de projet senior est responsable de la gestion de projets plus importants pour le compte de son client jusqu’à leur achèvement. Il a une grande expérience de l’organisation d’événements et est chargé de diriger son équipe.
– Le directeur ou le directeur associé supervise toutes les opérations de l’agence, y compris les rapports financiers et le développement commercial. Il est le principal contact entre l’agence et le client et s’occupe de développer l’offre en fonction de ses attentes.
Les agences créatives, filiales de grands groupes publicitaires. (Scénographie, vidéo)
Les marques ont souvent besoin de créer de nouvelles campagnes, des identités visuelles ou même des produits. Si la créativité est assurée en interne, elles ont souvent besoin de l’aide externe d’agences spécialisées dans la création de matériel promotionnel.
Ces agences sont généralement des filiales de groupes plus importants, spécialisés dans l’identité visuelle et la publicité au sens large. Elles travaillent sur l’intégralité du projet, de la conception de votre site web à la création des objets interactifs sur les lieux de l’événement.
Les agences qui vous proposent une solution logistique (recherche de lieu, restauration, technique)
Ces agences sont celles qui répondent à tous les besoins logistiques que vous pouvez avoir pour un événement d’entreprise. Cela comprend la recherche de lieux et la négociation de contrats, ainsi que la réservation de l’hébergement et du transport des invités et des intervenants.
Elles s’occuperont également de tous les aspects techniques de votre événement, comme la logistique du son et de l’éclairage, ainsi que la création de contenu et la diffusion en direct. Ils ont tendance à être assez flexibles et peuvent vous aider pour des événements de petite ou de grande envergure.
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