L’événementiel intrigue, fascine, mais reste souvent entouré de mystères et d’idées préconçues. Beaucoup s’imaginent un univers où tout n’est que paillettes, glamour et grandeur, nourris par des séries télévisées et des représentations caricaturales.
La réalité du terrain est bien différente : entre gestion d’imprévus, logistique exigeante et créativité constante, ce métier demande bien plus qu’un simple sourire et une coupe de champagne à la main.
À travers cet article, je vous propose de déconstruire les principaux clichés pour vous emmener dans les coulisses de ce secteur aussi passionnant que complexe.
1. L’obsession de la grandeur : quand intimé et personnalisation priment
Cliché : Plus un événement est grand, plus il sera marquant. Beaucoup pensent qu’un événement réussi doit forcément se tenir dans une vaste salle, avec des centaines d’invités et un budget colossal. Pourtant, l’expérience prouve le contraire : ce n’est pas la taille qui compte, mais l’impact créé.
Aujourd’hui, la tendance est aux expériences personnalisées et intimistes. Un dîner VIP pour 20 personnes dans un lieu atypique peut laisser une empreinte bien plus forte qu’une réception impersonnelle pour 500 convives. La clé réside dans les détails et la qualité des interactions.
Par exemple, il est tout à fait possible de réaliser un séminaire dans une maison de campagne avec seulement une dizaine de participants. Le cadre chaleureux et l’ambiance conviviale permettent des échanges riches et sincères, bien loin des grandes salles de conférence souvent trop formelles.
2. Le glamour de façade : les coulisses d’un métier physique et imprévisible
Cliché : Travailler dans l’événementiel, c’est glamour ! En effet, il n’est pas rare d’entendre que le secteur de l’événementiel est synonyme de strass et de paillettes. Cette vision, bien qu’alléchante, est loin de refléter la réalité.
Certes, les événements peuvent offrir des moments magiques, mais en coulisses, c’est une autre histoire. Transporter des cartons, gérer les imprévus de dernière minute et résoudre des problèmes en temps réel font partie du quotidien.
Exemple : Lors d’une conférence de 500 personnes, la machine à fumée est tombée en panne dix minutes avant l’ouverture des portes. Nous avons dû retrousser nos manches et la réparer nous-même. Le véritable glamour, c’est la satisfaction de voir tout se dérouler parfaitement après avoir surmonté ce genre de défis.
3. Fini le dîner classique : la révolution des formats de restauration
Cliché : Un bon événement passe forcément par un dîner assis traditionnel. Longtemps considérée comme incontournable, la formule du dîner assis perd aujourd’hui de son monopole.
Aujourd’hui, les formats de restauration évoluent vers des solutions plus conviviales et interactives. Les food trucks, en particulier, connaissent un immense succès. Leur capacité à offrir une expérience gastronomique variée et originale séduit autant les organisateurs que les participants. De plus, leur flexibilité permet de s’adapter à tous types d’événements, qu’ils soient en extérieur ou en intérieur. Avec des plats préparés sous les yeux des convives et une ambiance détendue, les food trucks créent un véritable espace de partage. Ce format encourage les interactions et brise les barrières formelles souvent présentes lors des dîners assis traditionnels. Ils permettent aussi de proposer des menus variés, allant des spécialités locales aux cuisines du monde, pour répondre aux goûts de chacun.
Par exemple, nous avons organisés la christmas party 2023 d’une filiale de Natixis dans un food-court La Felicità : différents espaces (restaurants, food-market, cocktail bar, et bien plus, le tout à la sauce italienne !) sous des halles, où chacun commande puis s’installe où il veut.
4. Événements personnalisés : créer du sur-mesure plutôt que du standard
Cliché : Tous les événements se ressemblent. L’idée que tous les événements suivent un modèle prédéfini est tenace. On pense qu’il y a une formule toute faite, souvent répétitive et standardisée
En réalité, il y a plusieurs choses :
- Refléter l’identité et les valeurs de la marque : Chaque événement est une opportunité de raconter une histoire unique. Les entreprises cherchent de plus en plus à se démarquer en proposant des concepts originaux qui reflètent leur identité et leurs valeurs. Les formats classiques laissent place à des expériences sur mesure, conçues pour répondre à des objectifs spécifiques : renforcer la cohésion d’équipe, séduire des prospects ou encore célébrer un jalon important.
- L’importance du storytelling : Un événement personnalisé n’est pas qu’un simple rassemblement. C’est un moyen de créer une connexion émotionnelle avec les participants. Le storytelling, intégré dans chaque étape (invitation, design de l’espace, animations), renforce l’impact et laisse une impression durable.
- Sur-mesure et innovation : Les nouvelles technologies, comme la réalité augmentée ou les plateformes de personnalisation, permettent d’aller encore plus loin dans la conception d’événements adaptés. Des outils digitaux permettent par exemple de créer des parcours personnalisés ou des espaces immersifs qui captivent les participants.
Exemples d’approches personnalisées : Un lancement de produit sous forme d’expérience immersive, où les invités explorent différentes installations interactives pour découvrir les caractéristiques du produit. Ou encore un séminaire d’entreprise dans une forêt, avec des activités immersives en pleine nature pour reconnecter les participants à leur environnement.
5. Le coût des événements : créativité et optimisation comme leviers de réussite
Cliché : Un bon événement coûte forcément cher. Beaucoup pensent que la qualité d’un événement dépend uniquement du budget investi. Bien sûr, un meilleur budget garanti de meilleurs prestataires, un repas de qualité supérieure et encore plus d’animations ou bien de décors qui peuvent être mis en place.
Mais en réalité, tout se joue dans l’optimisation du budget. Un budget réfléchi et réparti intelligemment ainsi qu’une grande dose de créativité, peut donner des résultats bluffants.
Exemple : En mutualisant certains postes (partage de matériels, prestataires locaux) et en proposant des animations originales à moindre coût, nous avons pu organiser un événement marquant avec un budget limité.
6. La gestion événementielle, bien plus qu’un simple planning
Cliché : L’événementiel, c’est facile : il suffit de suivre un planning.
Il s’agit d’une vision très réductrice qui oublie un aspect très essentiel : l’imprévisibilité du terrain. Même avec toute l’anticipation, il y aura toujours des imprévus. En réalité, un bon organisateur doit être capable de s’adapter aux changements de dernière minute.
Exemple : Lors d’un événement en plein air, une tempête imprévue nous a forcés à déplacer toutes les activités à l’intérieur en un temps record. Sans plan B et une bonne coordination, l’événement aurait été compromis.
7. L’importance stratégique des partenaires dans la réussite d’un événement
Cliché : On peut rogner sur certains postes pour réduire les coûts. Une erreur fréquente consiste à sous-estimer le rôle crucial des prestataires et partenaires dans le succès d’un événement.
En réalité, les partenaires ne sont pas de simples fournisseurs de services, mais des acteurs clés dans la création d’une expérience de qualité. Leur expertise et leur capacité à comprendre et traduire la vision de l’organisateur peuvent transformer un événement ordinaire en un moment inoubliable. Bien choisir ses prestataires, c’est s’assurer que chaque détail de l’événement reflète les valeurs et les objectifs du client. Et pour cela, la synergie est très importante : il faut collaborer avec des prestataires alignés aux besoins et valeurs de l’événement pour garantir une cohérence globale.
Par exemple :
- Un traiteur qui privilégie les produits locaux et bio renforce l’image d’un événement écoresponsable,
- Un DJ qui sait adapter ses playlists à l’ambiance souhaitée peut complètement changer l’atmosphère d’une soirée,
- Un partenaire audiovisuel qui comprend parfaitement les enjeux techniques peut éviter des pannes gênantes, comme un micro défectueux lors d’une conférence.
- Un décorateur expérimenté peut transformer un espace banal en un lieu spectaculaire qui plonge les participants dans une ambiance unique.
- Un photobooth bien conçu, géré par un prestataire compétent, peut devenir un élément viral sur les réseaux sociaux, prolongeant ainsi la visibilité de l’événement.
8. Réinventer les formats corporate : créativité et audace au cœur de l’événementiel
Cliché : Les événements d’entreprise sont souvent ennuyeux. Les présentations interminables et les formats statiques ont longtemps donné aux événements corporate une réputation peu engageante. Mais ce temps est révolu.
Aujourd’hui, il s’agit de créer des expériences engageantes et innovantes. Les formats d’événements professionnels évoluent pour devenir de véritables expériences immersives et interactives. Alors l’objectif n’est plus seulement de transmettre de l’information, mais de susciter l’engagement et de renforcer les liens entre les participants. Loin des présentations soporifiques, un événement engageant joue aussi sur les émotions pour captiver l’attention des participants. Une mise en scène originale, une animation surprenante ou une intervention marquante peut transformer une simple réunion en un moment mémorable.
Par exemple, on observe que les ateliers collaboratifs peuvent remplacer un discours unilatéral, ce qui est davantage constructif car les participants co-crééent des solutions et échangent leurs idées. Ou encore, les événements deviennent de plus en plus ludique. En ce sens, présenter une nouvelle stratégie d’entreprise sous forme de chasse au trésor digitale est un exemple d’innovation dans les formats corporate.
Pour résumer : les principaux clichés sur l’événementiel
- Plus un événement est grand, plus il sera marquant
- Travailler dans l’événementiel, c’est glamour !
- Un bon événement passe forcément par un dîner assis traditionnel
- Tous les événements se ressemblent
- L’événementiel, c’est facile : il suffit de suivre un planning
- Un bon événement coûte forcément cher
- On peut rogner sur certains postes pour réduire les coûts
- Les événements d’entreprise sont souvent ennuyeux
Pour conclure, loin des idées préconçues, l’événementiel est un métier exigeant et passionnant, fait de créativité, d’adaptabilité et d’engagement. En abandonnant les vieux clichés, on ouvre la porte à des expériences plus authentiques, plus riches et plus marquantes. Alors, prêt à réinventer vos événements avec nous ? Inscrivez-vous à notre newsletter pour découvrir les dernières tendances et conseils du secteur !
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