Une facette de l’évènementiel est la digitalisation. Pour de nombreux professionnels de l’événementiel, la digitalisation des événements n’a rien d’une nouveauté.
C’est cependant le cas pour beaucoup d’entreprises, pour qui la digitalisation s’est rapidement imposée comme la seule solution possible durant la pandémie.
S’il récupère les codes d’un événement physique, son pendant digital nécessite de maîtriser de nouveaux outils et donc de posséder de nombreuses compétences techniques digitales. Mais aussi de repenser complètement le format de ses évènements et de mettre en place les bonnes stratégies pour maintenir l’attention des participants, derrière leur écran.
Cependant, l’organisation des événements digitaux ne s’improvise pas à la dernière minute, tout comme celle d’un événement physique. Nous allons vous partager ici les bonnes pratiques pour définir le format qui correspondra à vos objectifs ainsi que les outils à privilégier pour créer un évènement engageant, et donc réussi.
Le covid est terminé, pourquoi retourner à des événements digitaux ?
La digitalisation des événements était indispensable pendant les dures périodes du covid. Cependant, cette solution qui était censée être du dépannage a rapidement été adoptée. Alors que certains attendaient que les conditions soient plus favorables à la tenue d’événements physiques, il s’avère qu’elle est encore maintenue aujourd’hui.
Car les événements digitaux présentent de nombreux avantages. En réalité, les avantages à organiser un événement digital sont loin de se limiter aux contraintes de distanciation sociale.
Pourquoi ? Voici les 4 principales raisons qui devraient vous motiver à opter pour l’événement virtuel.
Maintenir le lien avec son audience et faire grandir sa communauté
En pleine crise sanitaire, organiser un évènement digital était le meilleur moyen pour maintenir le lien avec votre audience ou vos partenaires. Et même aujourd’hui, le virtuel élargit considérablement votre champ d’action.
Vous pouvez en effet toucher un public plus large, qui n’aura plus de contraintes géographiques (et parfois même de temps) pour participer à votre évènement. Que vous souhaitiez explorer un nouveau marché, ou collaborer avec des partenaires à l’autre bout du monde, l’événementiel digital vous affranchira de bien des obstacles.
L’événementiel digital est également une véritable mine d’informations qui se révéleront extrêmement précieuses pour votre entreprise. Notamment les datas sur l’audience que vous touchez.
En ayant accès en amont (à travers les inscriptions à votre événement), mais aussi en aval (grâce aux feedbacks partagés par les participants), vous pourrez vous développer plus facilement et rapidement mais aussi fidéliser votre audience et attirer de nouveaux prospects en proposant un contenu à forte valeur ajoutée.
Repenser sa stratégie de communication et montrer sa capacité d’adaptation
La crise sanitaire a certes accéléré l’organisation d’événements digitaux, mais il ne les a pas pour autant créés. Ce type de manifestations se développe en effet depuis plusieurs années, notamment sous un format hybride (à la fois virtuel et présentiel).
S’investir dans l’événementiel digital est donc un excellent moyen pour votre entreprise de montrer à votre audience que vous savez vous adapter à ces nouveaux enjeux mais aussi que vous n’avez pas peur de casser les codes de votre communication habituelle pour occuper de nouveaux canaux, sur lesquels vos clients, partenaires ou collaborateurs sont certainement déjà très présents.
Les espaces communautaires digitaux vous offrent déjà une certaine visibilité sur le web, ou votre communauté est probablement déjà active. Pour répondre à vos attentes, l’événementiel digital sera un prolongement naturel de cette présence en ligne. Cette stratégie pourra également être un vecteur puissant de transmission de vos valeurs comme l’inclusivité.
Impliquer pleinement son audience
Sur le sujet de l’inclusivité, la participation à votre événement digital est un enjeu majeur pour en mesurer le succès. Ce dernier est en effet l’occasion idéale pour donner la parole à vos clients, prospects, mais aussi à vos collaborateurs.
Mais au-delà de la conférence ou du webinaire en lui-même, l’évènementiel digital vous donne également la possibilité d’impliquer votre communauté dès les préparatifs. Vous pouvez ainsi facilement mettre en place des formulaires en ligne pour collecter leurs suggestions concernant le format à adopter mais aussi les activités à mener, les intervenants à inviter, etc. Cette inclusivité vous assurera non seulement une participation plus importante, mais aussi un engagement plus fort et donc de meilleures retombées.
Attention néanmoins à ne pas vous contenter de voeux pieux. Votre volonté d’inclusion doit aussi se ressentir dans le choix des outils pour organiser votre évènement virtuel. En intégrant notamment des systèmes de questions/réponses, ou un live chat !
Économiser sur l’organisation de son évènement
Virtuel ou non, organiser un événement demande beaucoup de temps. Dans le cadre de l’événementiel digital, vous devrez en effet mettre en place un système d’inscription, communiquer sur ce dernier et gérer les conditions d’un live ou prévoir son enregistrement.
Néanmoins, le budget sera nettement moins conséquent. À l’inverse d’un événement physique, qui nécessite non seulement de louer une salle, mais aussi de payer différents prestataires (traiteur, animation, etc.), l’événementiel digital vous permettra de réduire vos frais. Moins de prestataires, mais aussi moins de déplacements et une centralisation des coûts vous permettent ainsi de faire des économies d’échelle. Autant de bonnes nouvelles qui vous donneront la possibilité de vous concentrer plus sur le contenu que sur l’organisation de votre événement.
Pouvoir choisir le format de son événement en quelques clics
Les événements virtuels deviennent de plus en plus populaires, les organisateurs doivent faire preuve de créativité pour proposer des formats à la fois innovants et engageants. Passer d’un cadre présentiel à un format d’événement digital sera sans doute la transition la plus difficile à opérer.
C’est néanmoins la plus importante, puisque votre format vous permettra notamment d’attirer l’attention de votre audience. Il s’agit aussi d’encourager sa participation et promouvoir les objectifs de votre évènement (apprentissage, croissance, réseautage, etc.).
Voici les éléments à prendre en considération pour choisir le bon format (et les bons outils) pour organiser un évènement digital :
Live ou pré-enregistré ?
Si vous faites le choix d’organiser un évènement digital, vous devrez d’abord décider des modalités d’enregistrement et de diffusion de ce dernier. Et notamment départager :
- Le direct : ce format permet aux participants d’interagir avec les intervenants en temps réel. L’un des plus grands avantages à organiser un évènement digital en live est de pouvoir créer l’urgence d’être “présent” au sein de votre communauté. Ce sentiment permettra de booster non seulement le nombre de participants, mais aussi leur engagement. Néanmoins, ce format présente un risque accru de difficultés techniques. Il exclut également les participants situés dans des fuseaux horaires différents.
- L’événement enregistré sera ensuite mis à la disposition des participants à une certaine heure, ou à la demande. Ce format permet d’obtenir un résultat final plus soigné, mais ne crée pas le même buzz.
- Le format hybride (en live et pré-enregistré) : organiser un évènement digital hybride permet de profiter du meilleur des deux mondes. Les intervenants peuvent ainsi être enregistrées, puis diffusées en direct avant une séance de questions/réponses en temps réel avec les participants.
Pour prendre votre décision, plusieurs facteurs sont décisifs. Réfléchissez notamment à la démographie de votre public, mais aussi à la taille de votre évènement. Si vous avez un large panel d’intervenants, le format hybride peut vous permettre d’opérer des transitions plus fluides et de minimiser les difficultés techniques. Attention également à bien intégrer vos moteurs d’engagement dans l’équation.
Organiser un évènement digital 100 % virtuel ou hybride ?
Lorsque l’on parle d’organiser un évènement digital hybride, on a le plus souvent en tête la question du 100 % virtuel ou non. En effet, les événements hybrides ont la particularité de se dérouler dans un lieu physique, avec un nombre limité de participants interagissant les uns avec les autres (en plus des participants visionnant l’événement en ligne, parfois à l’autre bout du monde).
L’hybride présente de nombreux avantages inhérents aux événements physiques et virtuels. Il vous permet notamment de garder un lien physique avec vos invités VIP, ou avec ceux qui ne seraient pas à l’aise avec la visioconférence. Ce format améliore également l’expérience des participants, qui ont l’impression de regarder une véritable émission plutôt qu’une simple conférence virtuelle.
Attention néanmoins à ne pas tomber dans le piège du format télévisé, qui réduirait votre communauté au rôle passif de simples téléspectateurs. Un véritable travail en amont doit être réalisé pour proposer un contenu dynamique, offrant aux participants distants la possibilité d’interagir à tout moment. Et surtout, qui leur donnera la sensation de vivre la même expérience que les personnes présentes physiquement à l’évènement.
Pour proposer un format hybride inclusif et un contenu de qualité, Carmin a conçu des packs thématiques complets, allant de la location du lieu de tournage à la préparation et même l’écriture du déroulé de votre évènement digital !
Choisir le bon format, et donc les bons outils
Une fois que vous aurez déterminé ce qui du Live/Pré-enregistré et Digital/Hybride correspond au mieux à vos besoins pour organiser un évènement digital, vous allez pouvoir vous intéresser plus précisément au type de format à privilégier.
Le choix ne manque pas dans ce domaine, et vous pouvez par exemple vous tourner vers :
- Le guide pratique ou didacticiel : un bon moyen de présenter un nouveau produit ou service. Et de fournir des conseils, astuces et instructions à vos clients ou partenaires, mais aussi répondre à leurs questions et présenter différents cas d’utilisation.
- La formation : pour les sujets plus complexes, le webinaire, atelier ou cours peut être un format d’événement digital plus adapté. Il vous permettra d’offrir une plongée plus approfondie sur un thème, une compétence ou un outil spécifique.
- La visite des coulisses : plébiscité par les acteurs culturels (comme les musées, les galeries ou les théâtres), ce format attire de plus en plus les entreprises. Pas besoin d’être un centre d’attraction pour organiser un évènement digital de ce type. La visite de vos bureaux ou ateliers peut offrir à votre audience un regard nouveau sur votre entreprise.
- Interview et performances : appuyez-vous sur vos experts en interne pour partager leurs connaissances. Les formats de type Q&A ou AMA (Ask Me Anything) sont très populaires sur les réseaux sociaux.
- Conférences et spectacles, pour des évènements digitaux à plus grande échelle. Vous pouvez par exemple enregistrer des concerts organisés à huis clos et les diffuser en ligne. Mais aussi organiser des conférences entièrement digitales.
En fonction du format que vous allez choisir pour organiser un évènement digital, certains outils d’inscription, de streaming et d’interactivité seront plus pertinents que d’autres. Pour les sessions de questions/réponses, par exemple, des plateformes comme Discord, Slack ou même Reddit favoriseront les échanges instantanés.
Les options de plateforme de webinaires ne manquent pas non plus. On peut citer 6connex, qui inclut des fonctionnalités d’inscription, d’intégration des réseaux sociaux et d’analyse des ROI en temps réel. Mais aussi Crowd Cast (accessible en partageant un simple URL), ou Demio, qui permet de pré-enregistrer son évènement digital. Plus connus, Zoom et Youtube (via Livestream) sont aussi des options intéressantes et simples d’utilisation.
Se servir de l’événementiel digital pour booster l’engagement des participants
Si engager votre audience en personne relevait déjà du défi, cette question est d’autant plus périlleuse lorsque vous faites le choix de l’événementiel digital. À mesure que votre audience s’adapte à ce nouveau format, susciter son intérêt, même derrière un écran, ne devrait plus poser de problème.
Néanmoins, en mettant en place la bonne stratégie, vous pouvez facilement booster l’engagement de votre communauté. Et donc améliorer considérablement les retombées de votre évènement !
Fixer les règles d’engagement
Comment encourager les participants à prendre la parole et à les impliquer activement dans la tenue de l’événement ? Comment assurer son bon déroulement, éviter la cacophonie ou les blancs trop répétés ?
Pour cela, vous pouvez par exemple :
- Les informer des différentes façons et outils avec lesquels ils peuvent interagir pendant l’évènement,
- Leur expliquer comment utiliser le chat en direct,
- Donner des détails sur la manière de contacter le support en cas de problèmes techniques,
- Effectuez un rappel plusieurs fois après le début de l’événement, afin que les retardataires reçoivent également ces informations.
Promouvoir les interactions en temps réel
L’engagement de votre audience dépendra en grande partie de la qualité de votre contenu. Plus il sera intéressant, plus les participants auront des questions à poser aux intervenants. Laissez-leur néanmoins l’occasion de les formuler, et de recevoir des réponses pertinentes pendant et après la tenue de votre événement digital.
Lors de l’élaboration de l’agenda de votre événement virtuel, prévoyez également suffisamment de pauses pour que les participants puissent vaquer à leurs autres obligations. Ainsi que des pauses stratégiques (toutes les 10 à 15 minutes) pour solliciter leurs commentaires, mener des sondages ou des quizzs, etc.
Carmin vous accompagne dans ce travail en créant avec vous votre « conducteur technique », qui décrira en détail le déroulé de l’événement.
Prenez également le parti de faciliter les moments de réseautage lorsque vous commencerez à organiser un évènement digital. En fonction de sa taille, vous pouvez par exemple opter pour des sessions de networking virtuelles pour tous les participants, ou bien réservées à des petits groupes.
Mettre à profit la gamification
Booster l’engagement des participants lors d’événements virtuels implique aussi de sortir des sentiers battus. Et non pas de les penser uniquement comme une version dépouillée de vos événements physiques. La gamification vous permet de mettre en place des mécanismes complètement différents et de vous mettre à la place de votre audience.
Elle aide notamment les participants à rester attentifs et connectés les uns aux autres. Vous pouvez par exemple leur offrir des points pour assister à une session, publier du contenu sur les réseaux sociaux, remplir un sondage, participer à un escape-game virtuel, etc. Cela rendra votre événement digital à la fois plus fun, mais aussi unique.
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Se lancer dans l’événementiel digital avec un partenaire professionnel
Faire le saut du physique au virtuel pour organiser un événement digital demande donc de prendre en considération un grand nombre de facteurs.
Travailler avec un event-planer professionnel vous permettra de gagner beaucoup de temps. Mais aussi de pouvoir profiter de lieux de tournage adaptés, d’un matériel de qualité ainsi que d’outils sur mesure pour créer un événement à votre image, dont les retombées pour votre entreprise seront synonymes d’une meilleure compréhension de votre communauté et d’une plus forte croissance.
C’est le cas de Carmin, agence événementielle ayant déjà collaborée avec des marques telles que Adecco, Atlas For Men ou encore Afflelou. Nous possédons un large réseau de prestataires de confiance avec lesquels nous avons l’habitude de travailler. N’hésitez pas à vous mettre en relation avec nos chefs de projets dès maintenant afin d’échanger sur vos besoins.
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