L’élaboration d’un plan de communication est essentiel : il s’agit de réfléchir aux actions à mettre en place afin de réussir au mieux vos objectifs fixés quant à l’évènement en question. Encore faut-il savoir si cet évènement sera interne (avec vos collaborateurs) ou externe (avec vos clients et/ou prospects).
L’organisation d’événements interne, ou événements corporate, permettent de chouchouter vos employés et collaborateurs. Les éléments à la clé sont larges : bien-être au travail, motivation, productivité, rétention des talents, etc.
L’événementiel et la gestion d’événements peut être efficace afin de mettre vos collègues sur la même longueur d’onde. Cependant, ce genre d’événement peut s’avérer difficile à planifier.
C’est pourquoi, nous vous donnons la liste des tâches à réaliser pour l’organisation d’événements corporate. Ce sont 14 conseils pour pouvoir réussir votre événement corporate et pour que tout se déroule à merveille lors de votre prochain évènement professionnel.
1- Tout au long de l’organisation de l’événement, gardez à l’esprit les principes fondamentaux de la communication
- Communiquez aussi longtemps à l’avance que possible, en utilisant tout le spectre de la communication interne, avec un message et un ton adaptés au thème de l’événement.
- Indiquez clairement si l’événement obligatoire ou facultatif.
- Soyez aussi clair et précis que possible. Evitez ainsi l’utilisation de termes ambigus tels que « Nous attendons de vous que vous soyez présent ». Autre exemple, il est bon de dire : « L’orateur fera une présentation intitulée X » ou bien « Il y aura ensuite un temps de questions-réponses avec Y. »
- Évitez de parler de l’événement de manière négative. En effet, l’objectif est de motiver les collaborateurs à participer.
2 – Définissez l’objectif de l’événement
Tout d’abord, il faut que vous sachiez en quel sens ce projet événementiel s’inscrit dans la stratégie de communication de votre entreprise. Que désiriez-vous atteindre, via cet événement ?
Est-ce pour renforcer la cohésion d’équipe, promouvoir un produit ou célébrer une réussite ? Cela vous aidera à orienter vos efforts.
En fonction de cela, demandez-vous ensuite ce que vos participants retireront de l’événement. Cela vous aidera à déterminer le contenu à couvrir, ainsi que la durée de chaque partie de l’événement.
3- Etablissez un budget réaliste
Fixez un budget prévisionnel réaliste en tenant compte des dépenses liées à la location de l’espace, à la nourriture, aux boissons, à la décoration, aux conférenciers, etc. Assurez-vous de prévoir une marge de manœuvre pour les imprévus.
4- Créez un échéancier détaillé
Élaborez un calendrier détaillé pour toutes les tâches liées à l’événement. Créez ici un planning avec la liste des tâches à réaliser pour le bon déroulement de votre événement d’entreprise. Cela inclut les réservations, la promotion, la gestion des inscriptions, la planification des sessions, etc. Respectez les délais pour éviter les retards de dernière minute.
Pour une gestion de projet optimale, nous vous recommandons d’effectuer régulièrement le suivi des tâches ainsi que de leur avancement.
5- Impliquez vos équipes
La participation de vos collaborateurs à l’organisation de l’événement est indispensable pour l’atteinte de vos objectifs. En effet, le management participatif et collaboratif est un excellent moyen de garantir le succès d’un événement de communication interne.
Pour cela, assurez-vous que les convives puissent donner leur avis, en créant des canaux de communication spécifiques, en transmettant un formulaire, en mettant à disposition une boîte à idées ou/et à suggestions, etc. L’objectif est que leur participation soit le plus facile possible.
Ces éléments seront ensuite transmis à une équipe organisatrice compétente et dédiée à la planification ainsi qu’à l’exécution de l’événement en question. Votre équipe RH peut tout à fait avoir la charge d’organiser l’événement.
Pensez à transmettre aux participants les informations au fur et à mesure afin qu’ils sachent ce qui se passe au sein de leur organisation. Par exemple, des informations peuvent être fournies lors de la validation de la date, du type de lieu, du lieu réservé, des animations, du programme, etc.
Ou bien gardez un peu de surprise, c’est à vous de voir.
De cette manière, vos collaborateurs se sentiront écoutés et concernés. L’événement leur permettra ainsi de voir l’impact de leur participation.
6- Trouver un lieu et une date idéale
Le choix du lieu et de la date idéale est une étape essentielle à la réussite de l’événement pour les employés. Il convient de prendre en considération les éléments suivants :
- Le choix d’un lieu facilement accessible. Pour cela, la culture d’entreprise peut y jouer un rôle important.
- Le choix de l’extérieur ou de l’intérieur,
- La période de l’année à laquelle l’événement aura lieu,
- Les éventuels frais de déplacement des invités,
- La circulation dans la région.
Vous devriez donc choisir un lieu approprié en fonction du nombre de participants, de l’emplacement géographique, des installations et de l’ambiance générale que vous souhaitez créer.
Planifier une date vous demandera, tout comme le lieu, de vous y prendre plusieurs mois en avance.
Pour vous aider à faire votre choix, notre plateforme Carmin référence plus de 4000 lieux en France et en Europe, tous accueillant des événements d’entreprise. De plus, pour vous assurer qu’ils répondent bien à vos besoins, nous vous recommandons de visiter ensuite les lieux potentiels que vous aurez retenus.
7- Créez une expérience mémorable pour tous les convives
Donnez leur l’occasion de rencontrer de nouvelles personnes et de nouer des contacts, et assurez-vous qu’il y a de la nourriture.
Proposez des activités de renforcement d’esprit d’équipe ou d’autres activités amusantes. Pour cela, vous pouvez prévoir des activités spéciales, des cadeaux personnalisés ou des moments surprenants afin de créer des souvenirs durables chez les participants.
Cela aidera vos collaborateurs à tisser des liens par la suite, dès leur retour au travail.
De plus, le programme de l’événement doit être engageant. Il est important de concevoir un programme qui maintient l’intérêt des participants tout au long de l’événement. Alternez entre des conférences, des ateliers interactifs, des activités de team building et des moments de détente pour favoriser leur participation et leur engagement.
8- Engagez des prestataires de qualité
Pour créer une expérience mémorable et vous assurez que tout se passe bien le jour J, il faudra faire appel à des prestataires de confiance. Cela vaut pour la restauration, la technologie audiovisuelle, la décoration, etc.
Pour garantir la qualité de ces services, nous vous recommandons chaudement de demander des références et de vérifier leur réputation.
La réalisation de l’événement et sa bonne tenue le jour J dépendra en grande partie des prestataires.
9- Préparez les supports de présentation
Les slides PowerPoint, les films ou jingles doivent être prêts à l’avance pour éviter tout retard pendant l’événement, en raison d’un manque de ressources ou d’un manque de temps. Et commencez à l’heure, c’est important.
10- Disposez de documents imprimés
Anticipez les éventuels participants qui pourraient ne pas apporter leur ordinateur portable. Si possible, mettez ainsi les informations importantes sur les deux types de supports afin que tout le monde puisse y accéder facilement.
11- Anticipez les éventuelles difficultés techniques
L’organisation d’événements consiste aussi à faire face aux imprévus. Le mieux reste d’anticiper afin de les éviter au mieux.
Par exemple, si vous utilisez un logiciel de présentation, assurez-vous qu’il est compatible avec les ordinateurs de vos participants et qu’il fonctionne bien sur leurs navigateurs.
12- Limitez les discours à moins de deux heures
Les évènements d’entreprise interne sont une opportunité idéale pour communiquer auprès d’eux, pour une fois qu’ils sont tous réunis. C’est ainsi l’occasion de les fédérer auprès de votre marque employeur ou de votre stratégie d’entreprise.
Pour qu’ils se sentent impliqués dans la vie de l’entreprise, présentez-leur par exemple les chiffres de l’année qui se termine, les projets réussis, les améliorations retenues, etc.
Mais attention : pour perdre l’attention de vos collaborateurs et susciter l’ennui, rien de mieux qu’un long discours. Ainsi, plus l’événement est court, plus les gens sont susceptibles de rester attentifs.
13- Envoyez des messages de suivi après l’événement
N’oubliez pas les enjeux de cet évènement, autant pour vos RH, vos managers, que vos employés. Cela permet :
- De remercier les collaborateurs ayant participé,
- De leur rappeler ce qui a été discuté lors de la réunion,
- De s’assurer que toutes les personnes ont eu vent des informations et ressources communiquées. Pensez aux personnes absentes ou qui n’ont pas eu tous les éléments.
14- Evaluez les résultats
Après l’événement, évaluez son succès en fonction des objectifs fixés. Analysez les retours des participants, les données de fréquentation, les retombées médiatiques, etc.
Utilisez ces informations pour améliorer vos futurs événements.
Pour plus d’informations sur la manière d’améliorer la communication interne de votre entreprise, indépendamment des contraintes de budget ou de temps, appelez-nous dès aujourd’hui.
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A l’inverse, nous vous invitons à consulter notre article sur l’organisation d’un évènement commercial.
